Begrippen in Emmie en de zorgadministratie

323-bericht: Het declaratiebericht aan de gemeente, onder de Wmo (WMO323) of de Jeugdwet (JW323). Emmie maakt het bestand als je een declaratie indient. Je uploadt het zelf in het portaal. Declareren bij de gemeente
325-bericht: Het antwoord van de gemeente op een 323-bericht: wat is goedgekeurd en wat niet. Je bekijkt het in het portaal waar je de declaratie indiende. Emmie leest het niet in. Declareren bij de gemeente

Afmeldreden: De reden waarom een cliënt niet kwam, zoals ziek of vakantie. Je kiest hem bij Reden afwezig op de registratiepagina als je iemand op afwezig zet. De lijst beheer je onder Instellingen. Een cliënt afmelden
AGB-code: Het landelijke nummer van jullie zorgorganisatie. Emmie zet het in elk declaratiebericht. Support van Emmie stelt het voor je in. Declareren bij de gemeente
AI-toestemming: De toestemming van een cliënt om rapportages en verslagen met AI te laten samenvatten. Zonder deze toestemming maakt Emmie geen samenvatting en kun je een evaluatie niet opnemen. Rapportages samenvatten met AI
Authenticatie-app: Een app op je telefoon, zoals Google Authenticator, die steeds een nieuwe code van 6 cijfers laat zien. Die code gebruik je bij het inloggen. Tweestapsauthenticatie instellen en gebruiken

Begeleidertype: Het soort begeleider dat een collega is. Via het begeleidertype is een collega aan cliënten gekoppeld. Jullie maken de begeleidertypes zelf aan, en per type kun je de caseload verplicht maken. Rollen, rechten en caseload
Begeleidingsmoment: Een afspraak van een ambulant begeleider met een cliënt, met een begin- en eindtijd. Je plant het in het weekrooster begeleiding. Het weekrooster begeleiding
Begeleidingsplan: Het plan met het zorgoverzicht, het hoofddoel en de subdoelen van een cliënt. Emmie stelt het op en de cliënt ondertekent het. Documenten maken en laten ondertekenen
Beschikking: De brief waarin de gemeente de zorg toekent. In Emmie voeg je hem toe als toewijzingsdocument bij de financiering van de cliënt. Een financiering vastleggen bij een cliënt
Bezettingsgraad: Het deel van de werkplekken dat in een periode bezet was. Een dagdeel telt als er iemand op een werkplek staat en de plek niet geblokkeerd is. Het dashboard lezen
Blokkade: Een werkplek die een tijd dicht staat, met een reden zoals schoonmaak of een defect. Op een geblokkeerde plek kan niemand worden ingepland. Het planbord dagbesteding

Caseload: De cliënten aan wie jij als begeleider gekoppeld bent. Met Caseload modus toont het cliëntenoverzicht alleen deze cliënten. Cliënten zoeken en filteren in het overzicht
Caseload modus: Een schakelaar in je profielmenu. Staat hij aan, dan toont Emmie alleen de cliënten uit je eigen caseload, ook bij zoeken. Je profiel aanpassen
Checklistitem: Een punt op de checklist van elke cliënt, zoals een pas die geregeld moet zijn. Een item kan verplicht zijn voor iedereen of alleen voor minderjarigen. Contacten koppelen en de checklist bijhouden
Cliëntportaal: De eigen omgeving van een cliënt in Emmie. Daar schrijft de cliënt dagreflecties, bekijkt de planning en stelt wijzigingen in de eigen gegevens voor. Een cliënt toegang geven tot het portaal
Contract: Je raamovereenkomst met één debiteur, met een looptijd en de producten die eronder vallen. De keuze met wie je het sluit, bepaalt hoe je declareert. Contracten en producten vastleggen

Dagdeel: Een deel van de dag bij de dagbesteding: ochtend, middag of avond. Je plant en registreert per dagdeel. Op het planbord plan je alleen de ochtend en de middag. Het planbord dagbesteding
Dagrapport: Wat je per cliënt over de dag schrijft, in de kolom Rapportage bij de registratie. Alleen de schrijver kan het aanpassen. Aanwezigheid registreren
Dagreflectie: Een korte terugblik van de cliënt op de dag, met één tot vijf sterren. De cliënt schrijft hem in het cliëntportaal, en jij leest hem op de tab Rapportages. Een cliënt toegang geven tot het portaal
Dagverslag: Eén verslag per locatie per dag, waarin iedereen die er werkt meeschrijft. Je vindt het als kaart op het dashboard. Het dagverslag van je locatie
Datum in zorg: De dag waarop de zorg voor een cliënt begint. Het is geen status. Emmie vraagt deze datum als je een cliënt op Actief zet, en de datum uit zorg als je hem op Gestopt zet. De status van een cliënt wijzigen
Debiteur: De partij die de zorg betaalt: een gemeente, een hoofdaannemer, het UWV of een andere opdrachtgever. Elk contract hangt aan één debiteur. Debiteuren en debiteurengroepen beheren
Debiteurengroep: Een indeling van je debiteuren. De groepen Gemeente en UWV zijn vast. Andere groepen maak je zelf. Debiteuren en debiteurengroepen beheren
Declarabel: Zorg die je bij de financier mag declareren of factureren. Bij afwezigheid bepaal je dat op de registratiepagina met de schakelaar declarabel: aan als de cliënt niet op tijd afmeldde, uit als hij wel op tijd afmeldde. Aanwezigheid registreren
Declaratiewijze: Bij een pgb de keuze tussen nacalculatie, waarbij je achteraf per maand de geleverde zorg declareert, en een vast maandbedrag. Pgb, particuliere zorg en zelf factureren

Eenheid: Waarin een product geteld wordt: uur, dagdeel, maand, traject, minuut, etmaal of stuk. Een traject kan niet via iWmo of iJw gedeclareerd worden. Contracten en producten vastleggen
Evaluatie-interval: Het aantal dagen tussen twee evaluaties van een cliënt. Is die termijn voorbij, dan meldt Emmie dat het tijd is voor een evaluatie. Evaluaties plannen en vastleggen

Financiering: De afspraak per cliënt over wie de zorg betaalt, voor welk product en in welke periode. Registraties krijgen hun tarief uit de financiering. Een financiering vastleggen bij een cliënt

Geïnteresseerd: De status van een cliënt die zich heeft aangemeld en nog niet in zorg is. Emmie zet die status nooit vanzelf om. Dat doe je zelf als de zorg begint. Aanmeldingen: van eerste contact tot start
Gemeentecode: De viercijferige code van een gemeente, zonder de letters GM. Zonder gemeentecode op de debiteur kun je niet declareren. Debiteuren en debiteurengroepen beheren

Hoofdaannemer: De zorgaanbieder die de zorg bij de gemeente heeft en een deel aan jullie uitbesteedt. Je factureert aan de hoofdaannemer, niet aan de gemeente. Debiteuren en debiteurengroepen beheren
Hoofddoel: Het belangrijkste leerdoel van een cliënt. Er is er steeds één, en de cliënt ziet het in het cliëntportaal. Leerdoelen opstellen en bijhouden

iJw: De landelijke afspraken over het berichtenverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders voor jeugdzorg. Emmie maakt voor deze zorg het declaratiebericht JW323. Declareren bij de gemeente
Ingelogd blijven: Het vinkje op het inlogscherm. Met het vinkje blijf je een aantal dagen ingelogd, dat je organisatie instelt. Zonder het vinkje logt Emmie je eerder uit. Inloggen in Emmie
Inkoopordernummer: Het nummer van de opdracht van het UWV voor één traject. Het staat op de opdrachtbevestiging en is verplicht op een UWV-financiering. Zorg via het UWV vastleggen
Instroom: De pagina met iedereen die zich heeft aangemeld en nog niet in zorg is. Je vindt er alle cliënten met de status Geïnteresseerd. Aanmeldingen: van eerste contact tot start
iWmo: De landelijke afspraken over het berichtenverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders voor zorg onder de Wmo. Emmie maakt voor deze zorg het declaratiebericht WMO323. Declareren bij de gemeente

Kennismakingsgesprek: Het eerste gesprek met een nieuwe cliënt. Emmie plant het, stuurt de uitnodigingen en zet het verslag klaar. Een kennismakingsgesprek inplannen
Kennismakingsverslag: Het verslag van het kennismakingsgesprek, met de persoonsgegevens en de vragen van je organisatie. Een cliënt heeft er één. Het kennismakingsverslag invullen

Leerdoelsjabloon: Een voorbeeldleerdoel met titel, leerdoel, acties en onderbouwing. Je kiest het bij het maken van een nieuw leerdoel voor een cliënt. Sjablonen en keuzelijsten beheren
Locatie gesloten: De reden van afwezigheid die Emmie invult als je een dag markeert als gesloten, bijvoorbeeld op een feestdag. Die registraties zijn niet declarabel. Een dag markeren als gesloten

MDO: Multidisciplinair overleg: een overleg waarin collega’s samen een of meer cliënten bespreken. Emmie legt per cliënt de notulen en het beleid vast. Een MDO plannen en notuleren
Meeloopdag: Een dag of dagdeel waarop een nieuwe cliënt meedraait om de plek te leren kennen. Emmie legt de datum, de tijden en de begeleider vast. Een meeloopdag inplannen
Module: Een onderdeel van Emmie dat per organisatie aan of uit staat, zoals MDO, Berichten, Instroom en Audio transcriptie. Emmie zet het aan volgens jullie abonnement. Rollen, rechten en caseload

Onderaanneming: Zorg die je levert voor een hoofdaannemer. Die zorg gaat niet via een eigen iWmo- of iJw-bericht: je factureert aan de hoofdaannemer. Contracten en producten vastleggen
Ongeplande registratie: Een registratie voor een cliënt die die dag niet was ingepland. Je voegt hem toe onder de tabel op de registratiepagina, en de rij krijgt het label ongepland. Aanwezigheid registreren
Oninbaar: Een registratie die niet meer te declareren is, bijvoorbeeld door te late indiening of faillissement van de financier. Je markeert hem bij het koppelen van de financiering. Daarna verdwijnt hij uit de zorgproductie. Zorgproductie bekijken en exporteren
Op koers: Een cliënt uit je caseload zonder open signaal. Op de pagina Aandacht zie je hoeveel cliënten op koers zijn. Dossiers die aandacht vragen
Openingsdagen: De weekdagen waarop jullie open zijn. Ze gelden voor alle locaties, tenzij een locatie eigen openingsdagen heeft. Locaties, ruimtes en openingsdagen
Optie: Een plek die je vasthoudt voor een cliënt die nog niet definitief begint. Een cliënt in optie staat nog niet op de registratiepagina. Een cliënt inplannen op het planbord

Particulier: Zorg die de cliënt zelf betaalt, zonder contract, pgb of toewijzing. In Zorgproductie staat die zorg op Ander kanaal. Pgb, particuliere zorg en zelf factureren
Pgb: Persoonsgebonden budget. De cliënt of zijn vertegenwoordiger is budgethouder en koopt zelf zorg in. De SVB betaalt uit. Je legt het vast bij de financiering, zonder contract. Pgb, particuliere zorg en zelf factureren
Plek in aanvraag: Een cliënt met een rooster dat nog op een werkplek wacht. Krijgt het rooster een werkplek op de planning, dan is de aanvraag voorbij. Het dashboard lezen
Productcategorie: De landelijke iWmo- of iJw-categorie van een product. Alleen producten onder een contract met een gemeente hebben er een. Contracten en producten vastleggen
Productcode: De code van een product, uit de landelijke lijst of uit het productenboek van de tegenpartij. Op een 323-bericht past een code van hooguit vijf tekens. Contracten en producten vastleggen

Reeks: Een begeleidingsmoment dat zich herhaalt: wekelijks, om de week of elke vier weken. Een reeks loopt door tot je hem laat stoppen of tot de einddatum. Het weekrooster begeleiding
Relatietype: Hoe een contactpersoon bij een cliënt hoort. Je kiest het bij het koppelen van een contact in de tab Netwerk. Contacten koppelen en de checklist bijhouden
Rol: Een vast pakket rechten dat bepaalt wat een medewerker in Emmie ziet en mag. Emmie beheert de rollen. Jullie kiezen welke rol elke collega heeft. Rollen, rechten en caseload
Route: De manier waarop zorg betaald wordt: via de gemeente, een hoofdaannemer, het UWV, een andere opdrachtgever, een pgb of particulier. Een financiering vastleggen bij een cliënt

Signaal: Een aandachtspunt in een dossier, zoals een ontbrekend document of een financiering die bijna afloopt. De signalen uit je eigen caseload staan op de pagina Aandacht. Dossiers die aandacht vragen
Standaard begeleider: De collega die Emmie kiest voor nieuwe cliënten zolang de caseload verplicht aan staat. Zo raakt een nieuwe cliënt niet uit beeld. Er is steeds één standaard begeleider. Rollen, rechten en caseload
Stil dossier: Een dossier waarin lang niets is geschreven. Op het dashboard staan de dossiers zonder rapportage bovenaan, daarna de dossiers waar de laatste rapportage het langst geleden is. Het dashboard lezen

Tabbalk: De balk onderin het scherm als je Emmie op een telefoon gebruikt. Daar staan de pagina’s waar je het vaakst komt, en Meer voor de rest. Emmie op je telefoon
Toewijzing: Het besluit van de gemeente dat een cliënt zorg krijgt, met een nummer, een periode en een volume of budget. In Emmie leg je die gegevens vast bij de financiering van de cliënt. Een financiering vastleggen bij een cliënt
Toewijzingsnummer: Het nummer uit het toewijzingsbericht van de gemeente. Voor een 323-bericht mag het alleen cijfers bevatten, hooguit negen. Een financiering vastleggen bij een cliënt
Traject: Een periode van zorg van een bepaald soort, met een startdatum en soms een einddatum. Je organisatie bepaalt welke soorten er zijn. Trajecten bijhouden
Trajectprijs: Een afwijkend bedrag dat het UWV voor één traject heeft toegekend. Laat je hem leeg, dan geldt het tarief uit het contract. Zorg via het UWV vastleggen
Tweestapsauthenticatie: Een extra stap bij het inloggen. Na je wachtwoord vraagt Emmie om een code uit een app op je telefoon of om een YubiKey. Je organisatie bepaalt of het verplicht is. Tweestapsauthenticatie instellen en gebruiken

Uitgelicht document: Een document dat als tegel bovenaan de tab Dossier staat. Per categorie is er één. Documenten in het dossier
Uitgelichte notitie: De ene notitie die boven elke tab van de cliëntpagina staat, zodat iedereen hem ziet. Per cliënt is er steeds één. Notities en @-vermeldingen
Uitnutting: Het deel van de toegekende zorg dat al is gedeclareerd. Emmie telt alleen toewijzingen die in tijd zijn toegekend, zoals uren of dagdelen. Het dashboard lezen
Uitstroomreden: De reden waarom de zorg voor een cliënt stopte, zoals Doelen behaald of Naar werk. Emmie vraagt hem als je een cliënt op Gestopt zet. De status van een cliënt wijzigen
Urgentie: Hoe dringend een cliënt op de wachtlijst zorg nodig heeft: Laag, Middel of Hoog. Je kunt de wachtlijst erop sorteren. De wachtlijst bijhouden

Variabele: Een woord tussen accolades in een e-mailsjabloon, zoals {voornaam} of {datum}. Emmie vervangt het bij het versturen door de juiste gegevens. E-mails en sjablonen voor aanmeldingen
VECOZO: Het beveiligde portaal waarin zorgaanbieders declaraties bij gemeenten indienen. Emmie heeft geen koppeling met VECOZO. Je uploadt het 323-bestand zelf. Declareren bij de gemeente

Wachtlijst: De lijst met cliënten die wachten op zorg of op meer zorg. Op de wachtlijst staan is geen status: het staat naast de status van de cliënt. De wachtlijst bijhouden
Weergave: De versie van het dashboard die bij een rol hoort, zoals Mijn caseload, Zorgcoördinatie of Financieel. Heb je meer rollen, dan wissel je rechtsboven van weergave. Het dashboard lezen
Werkplek: Een vaste plek in een ruimte waar één persoon per dagdeel zit. Het planbord telt de bezetting in werkplekken. Het planbord dagbesteding
Werkvoorraad: De kaarten boven Zorgproductie als je een hele maand kiest. Per kanaal zie je wat nog gedeclareerd of gefactureerd moet worden. Zorgproductie bekijken en exporteren
Wettelijk vertegenwoordiger: Een contactpersoon die wettelijk namens de cliënt optreedt. Je zet het aan met een vinkje bij het koppelen van het contact. Contacten koppelen en de checklist bijhouden

YubiKey: Een kleine sleutel die je in de usb-poort van je computer steekt. Druk je op de knop, dan maakt hij een code waarmee je inlogt. Tweestapsauthenticatie instellen en gebruiken

Zorgcategorie: De soort zorg in Emmie: begeleiding, dagbesteding, vervoer of overig. Die bepaalt bij welke registraties een financiering hoort. Contracten en producten vastleggen
Zorgovereenkomst: De overeenkomst met de afspraken tussen jullie organisatie en de cliënt. De cliënt en een medewerker ondertekenen hem allebei. Documenten maken en laten ondertekenen
Zorgproductie: Alle geleverde dagbesteding en ambulante begeleiding in een periode, per cliënt en financiering, met het bedrag en de declaratiestatus. Zorgproductie bekijken en exporteren
Zorgwet: De wet waaronder de zorg valt: Wmo, Jeugdwet, Wlz, Zvw of een andere. Alleen voor zorg onder de Wmo en de Jeugdwet maakt Emmie een declaratiebericht. Contracten en producten vastleggen

Begrippen, van afmeldreden tot zorgwet.

Kom je er niet uit? Bel ons gewoon.