Evaluaties plannen en vastleggen

In een evaluatie kijk je met de cliënt terug op de afgelopen periode. Emmie onthoudt hoe vaak een cliënt moet evalueren en meldt het als het weer tijd is. Het verslag vul je in Emmie in, en de voortgang van de leerdoelen komt terug op de kaarten bij Leerdoelen.

#Hoe vaak evalueren

Bovenaan de tab Evaluaties staat het vinkje Evaluaties nodig. Staat het aan, dan zie je Evaluatie-interval met een aantal dagen. Klik op Bewerken, vul een getal van 1 tot 365 in en klik op Opslaan. De standaard voor de hele organisatie stelt een beheerder in bij algemene instellingen.

Is het interval voorbij sinds de laatste afgeronde evaluatie, dan meldt Emmie Tijd voor evaluatie bij aandacht. Een geplande evaluatie laat die melding nog niet verdwijnen. Dat gebeurt pas als je de evaluatie afrondt.

#Een evaluatie plannen

1. Open de cliënt, klik op Begeleiding en kies Evaluaties.
2. Klik op Evaluatie plannen. Is die knop grijs, zet dan eerst Evaluaties nodig aan.
3. Vul Datum, Begintijd en Duur van de evaluatie in, en kies wie er aanwezig zijn.
4. Kies bij Aanleiding waarom je evalueert, bijvoorbeeld Periodiek. Vul eventueel een Specifiek onderwerp in.
5. Kies bij Uitnodigingsmail verzenden naar wie een uitnodiging krijgt.
6. Klik op Evaluatie opslaan.

De uitnodiging heeft een agendabestand als bijlage. Wie geen e-mailadres heeft, slaat Emmie over.

#Het gesprek vastleggen

1. Klik in de tabel bij de evaluatie op de startknop (Starten). Staat de evaluatie op een andere dag, dan vraagt Emmie of je de datum naar vandaag wilt verplaatsen.
2. Vul bij 1. Voortgang algemeen in hoe het gaat.
3. Zet bij 2. Voortgang leerdoelen de doelen aan die je bespreekt. Vul per doel de Voortgang en een Samenvatting in.
4. Leg bij 3. Gemaakte afspraken vast wat jullie afspreken, met Nieuwe afspraak invoeren.
5. Klik op Afronden en daarna op Opslaan en afronden.

Emmie slaat tijdens het notuleren automatisch op, vijf seconden na elke wijziging. Onderaan het scherm zie je de registraties van de cliënt, zodat je die erbij hebt.

#Het gesprek opnemen

Gebruikt je organisatie opnemen en heeft de cliënt toestemming gegeven voor AI-tools, dan staat er bij het notuleren een blok Opnemen. Klik op de microfoon om te beginnen en op Opname stoppen als het gesprek klaar is. Daarna verschijnt Gesprekstranscript, en met Transcript tonen lees je het gesprek terug. Opnemen kan zolang de evaluatie nog niet is afgerond. Zonder die toestemming kan opnemen niet. Hoe je de toestemming vastlegt, lees je bij de AI-samenvatting.

#Ondertekenen en versturen

Open het verslag via het menu van de evaluatie, met Verslag bekijken. In de zijbalk staan de knoppen om te ondertekenen, het verslag te downloaden als Word- of PDF-document en de PDF te mailen.

1. Klik op Ondertekenen.
2. Laat de cliënt met een vinger of de muis tekenen in het tekenvak. Met het prullenbakje wis je de handtekening.
3. Klik op Opslaan. Emmie meldt Evaluatie succesvol ondertekend.

De cliënt tekent op jouw apparaat. Een handtekening op afstand, via een link in de mail of in het cliëntportaal, kan niet. Met Verstuur PDF per e-mail stuur je het verslag naar de cliënt, een collega of een contact uit het netwerk.

Zie je de tab Evaluaties niet, dan heeft je rol er geen recht op. Je beheerder kan dat laten aanpassen. Lees meer bij rollen en rechten.