Aanwezigheid registreren

Op de pagina Registraties staan alle cliënten die op die dag zijn ingepland, voor de dagbesteding en voor begeleiding samen. Dit artikel gaat over de dagbesteding. Voor begeleiding lees je Ambulante begeleiding registreren.

#De juiste dag en cliënten vinden

Klik in het menu op Registratie. Op je telefoon staat Registratie in de tabbalk onderin. Bovenaan kies je de dag met de pijltjes, of je klikt op de datum voor een maandkalender met de knop Vandaag.

In de datumkiezer zie je per dag hoe ver jullie zijn. Een groen vinkje betekent Volledig geregistreerd, een oranje stip betekent Nog te registreren. Dagen waarop jullie organisatie volgens de openingsdagen dicht is, kun je niet kiezen.

Met de filters Zorgtype, Ruimte, Locatie en Naam maak je de lijst kleiner. De schakelaar Mijn caseload toont alleen je eigen cliënten. De schakelaar Te registreren verbergt wat al is ingevuld.

#Aanwezig of afwezig kiezen

1. Klik in de kolom Aanwezigheid op Aanwezig of Afwezig. De keuze geldt voor alle dagdelen waarop de cliënt die dag is ingepland.
2. Is de cliënt op meer dan één dagdeel ingepland en was de cliënt er maar een deel van de dag, klik dan op het uitklap-icoon naast de knoppen. Je kiest dan per dagdeel Aanwezig of Afwezig.
3. Bij aanwezig vult Emmie de tijden van het dagdeel in: ’s ochtends 09:00 tot 13:00, ’s middags 13:00 tot 17:00 en ’s avonds 17:00 tot 19:00. Kwam de cliënt later of ging de cliënt eerder, pas dan Start en Eind aan.
4. Bij afwezig kies je een Reden afwezig. Die is verplicht.
5. Schrijf in de kolom Rapportage het dagrapport. Hoe dat werkt, lees je hieronder.
6. Klik op Opslaan, of druk op Ctrl+Enter. De rij laat daarna zien wat je hebt opgeslagen, bijvoorbeeld Aanwezig: 09:00 tot 13:00 uur.

De lijst met afmeldredenen beheert jullie organisatie zelf, onder Instellingen → Afmeldredenen. Registreer je voor een dag in de toekomst, dan vraagt Emmie eerst of je dat zeker weet.

#Declarabel of niet bij afwezigheid

Kies je afwezig, dan verschijnt per afwezig dagdeel een schakelaar, bijvoorbeeld Ochtend declarabel. Met die schakelaar vertel je de administratie of dit dagdeel toch gedeclareerd kan worden, ook al was de cliënt er niet.

Schakelaar aan

De cliënt heeft niet op tijd afgemeld of is niet gekomen. Het dagdeel is declarabel. De stip voor de naam wordt rood, met de tekst afwezig, niet op tijd afgemeld.

Schakelaar uit

De cliënt heeft op tijd afgemeld. Het dagdeel is niet declarabel. De stip wordt oranje, met de tekst afwezig, op tijd afgemeld.

De schakelaar staat standaard aan. Registreer je afwezigheid voor een dag in de toekomst, dan staat hij standaard uit. Wat de administratie daarna met de declarabele dagdelen doet, lees je bij Zorgproductie.

#Het dagrapport schrijven

In de kolom Rapportage schrijf je hoe de dag ging. Typ een @ en een naam om een collega te noemen. Die krijgt een mail met een link naar de registraties van die dag. Pas je het rapport later aan, dan krijgen alleen collega’s die je nieuw noemt een mail.

Werkt de cliënt aan leerdoelen, zet dan Per leerdoel registreren aan. Je krijgt dan per leerdoel een eigen tekstveld, en het gewone veld heet Algemeen. Heeft de cliënt geen leerdoelen, dan is de schakelaar grijs.

Alleen de schrijver kan een dagrapport aanpassen. Wil een collega iets toevoegen, dan klikt die op Registratie toevoegen en schrijft een eigen aanvulling. Heeft de cliënt zelf in het cliëntportaal iets over de dag geschreven, dan staat dat in een groene tekstballon.

#Een cliënt registreren die niet is ingepland

1. Kies onder de tabel bij Cliënt toevoegen de naam. Achter de naam staat dagbesteding of ambulant.
2. Kies per dagdeel Aanwezig of Afwezig. Klik je nog een keer op de gekozen knop, dan maak je de keuze ongedaan.
3. Vul de rest in zoals hierboven en klik op Opslaan. De rij krijgt het label ongepland.

In de lijst staan alleen actieve cliënten die die dag niet zijn ingepland en nog geen registratie hebben. Zie je het veld Cliënt toevoegen niet, dan heeft je rol er geen recht op. Je beheerder kan dat laten aanpassen. Zie rollen en rechten.

#Als opslaan niet lukt

• Zie je Vul een reden van afwezigheid in, kies dan een Reden afwezig.
• Zie je Vul een starttijd in of Vul een eindtijd in, vul dan beide tijden in.
• Zie je De eindtijd moet een tijdstip zijn na of gelijk aan de begintijd, controleer dan of je de tijden niet hebt omgedraaid.
• Zie je de knoppen Aanwezig en Afwezig niet, dan mag je rol geen registraties invullen. Je beheerder kan dat laten aanpassen.