Een kennismakingsgesprek inplannen

Het kennismakingsgesprek is vaak het eerste echte contact met een nieuwe cliënt. Emmie plant het gesprek, stuurt de uitnodigingen en zet het verslag voor je klaar. Per cliënt is er één kennismakingsgesprek.

#Een gesprek inplannen

1. Ga naar Cliënten → Instroom en klik bij de aanmelding op de drie puntjes.
2. Kies Kennismakingsgesprek inplannen.
3. Controleer Voornaam en E-mail. Emmie vult ze in vanuit de gegevens van de cliënt.
4. Vul Datum, Tijdstip en Duur in. De duur is in minuten, van 5 tot en met 240. De standaardduur stelt je beheerder in bij de algemene instellingen.
5. Kies bij Aanwezig de begeleiders die bij het gesprek zijn. Jij staat al geselecteerd.
6. Laat Verstuur e-mail aan staan als de cliënt een uitnodiging moet krijgen, en klik op Opslaan.

Emmie meldt E-mail verstuurd naar betrokkenen, of Gesprek ingepland zonder e-mail te verzenden als het vinkje uit stond. Heeft de cliënt nog geen e-mailadres, dan bewaart Emmie het adres dat je hier invult bij de cliënt.

Ligt het gesprek binnen een uur of al in het verleden, dan opent Emmie na het opslaan meteen het kennismakingsverslag. Voor een gesprek in het verleden waarschuwt Emmie eerst met Deze afspraak is in het verleden. Wil je dan toch mailen, dan vraagt Emmie het nog een keer en bevestig je met Opslaan en versturen.

#Wie welke mail krijgt

• De cliënt krijgt alleen een mail als Verstuur e-mail aan staat. De tekst komt uit het sjabloon Kennismakingsgesprek en er zit een agenda-afspraak bij.
• De aanwezige begeleiders krijgen bij een nieuw gesprek altijd een uitnodiging met een agenda-afspraak. Dat gebeurt ook als Verstuur e-mail uit staat.
• In de agenda-afspraak staat het adres van je organisatie, met een herinnering een halfuur vooraf.

#De uitnodiging aanpassen

Wil je voor deze ene cliënt een andere tekst, zet dan Pas de e-mail aan aan. Dat kan alleen als Verstuur e-mail aan staat. Emmie toont de Onderwerpregel en de tekst van het sjabloon, en die pas je aan. Het venster noemt welke variabelen je kunt gebruiken, zoals {voornaam}, {datum}, {tijd} en {aanwezigen}. Emmie vult ze bij het versturen in. {locatie} kun je in deze aangepaste tekst niet gebruiken.

Pas je de tekst aan en zet je daarna Verstuur e-mail uit, dan vraagt Emmie: Weet je zeker dat je de aangepaste e-mail niet wilt versturen? Wil je de standaardtekst voor iedereen veranderen, pas dan het sjabloon aan. Hoe dat gaat, lees je in E-mails en sjablonen voor aanmeldingen.

#Een gesprek verplaatsen of verwijderen

Kies in het menu met de drie puntjes Kennismakingsgesprek bewerken. Het vinkje heet dan Afspraak wijziging mailen en staat uit. Zet je het aan, dan krijgt de cliënt een nieuwe uitnodiging. Ligt het gesprek in de toekomst of staat het vinkje aan, dan krijgen de begeleiders bericht van de wijziging. Een begeleider die je toevoegt krijgt een uitnodiging, en een begeleider die je weghaalt krijgt daar ook bericht van.

Met Kennismakingsgesprek verwijderen haal je het gesprek weg. Emmie vraagt Weet je zeker dat je het kennismakingsgesprek wilt verwijderen? en meldt daarna Kennismakingsgesprek succesvol verwijderd.

#Als het opslaan niet lukt

*Dit e-mailadres is al in gebruik*

Het adres hoort bij een andere cliënt. Controleer het adres, of zoek de cliënt op die het al heeft.

*Kies de aanwezige begeleiders*

Kies bij Aanwezig minstens één begeleider.

*De geselecteerde cliënt valt niet binnen de caseload van deze medewerker*

Je kunt alleen een gesprek plannen voor cliënten binnen je eigen caseload. Vraag een collega die de cliënt wel in de caseload heeft.

Zie je Kennismakingsgesprek inplannen niet, dan heeft je rol er geen recht op. Je beheerder kan dat laten aanpassen via rollen en rechten.