Welke gegevens Emmie gebruikt, waarvoor, met wie en hoe lang. En wat je kunt doen als je iets wilt inzien, laten aanpassen of laten wissen.
Versie 2026.11.10, 10 november 2026 · Emmie B.V.
Emmie is software voor zorgorganisaties: dagbesteding, zorgboerderijen en ambulante begeleiding. Emmie B.V. maakt en beheert Emmie. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We schrijven zo concreet mogelijk: wat hier staat, doet Emmie ook echt.
Deze verklaring is van Emmie B.V., Europaweg 31, 9723 AS Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97687707. Emmie is ontstaan bij Script, een dagbesteding in Groningen, en wordt daar elke dag gebruikt.
Voor alle vragen over privacy, en om je rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected] of bel je 085 080 54 26. Je krijgt antwoord van een mens die Emmie kent.
Een zorgorganisatie die met Emmie werkt, legt daarin gegevens vast over haar cliënten, hun netwerk en haar medewerkers. Voor die gegevens is de zorgorganisatie verwerkingsverantwoordelijke. Emmie B.V. is verwerker: we verwerken de gegevens alleen in opdracht van de organisatie en volgens de verwerkersovereenkomst.
Ben je cliënt, familielid of medewerker van een organisatie die Emmie gebruikt? Dan is die organisatie je eerste aanspreekpunt. Zij beslist wat er met je gegevens gebeurt. Krijgen wij jouw verzoek, dan sturen we het door naar de organisatie en helpen we haar het af te handelen.
Voor de gegevens die we zelf nodig hebben, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat om bezoek aan emmie.nl, contact en aanvragen, de nieuwsbrief, onze klantrelaties en facturen, en de beveiliging van Emmie. De artikelen 3 tot en met 5 gaan daarover.
Emmie.nl plaatst geen cookies en gebruikt geen advertentienetwerken of knoppen van sociale media. De lettertypen staan op onze eigen server, dus je browser maakt geen verbinding met Google Fonts.
We tellen het bezoek aan emmie.nl met Plausible, een Europese dienst. Zo zien we welke pagina’s gelezen worden, via welke website of zoekmachine bezoekers komen, uit welk land, met welk soort apparaat, en of iemand op ons mailadres of telefoonnummer klikt of zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. Plausible ziet daarbij geen e-mailadres.
Plausible gebruikt geen cookies en volgt je niet over andere websites. Je IP-adres wordt niet opgeslagen. Het wordt alleen gebruikt om bezoek van dezelfde dag als één bezoeker te tellen, met een code die elke dag verandert en niet terug te rekenen is. We zien dus nooit wie je bent, alleen hoeveel bezoekers er waren. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een website die doet wat bezoekers zoeken.
Cloudflare levert de website namens ons af. Daarbij verwerkt Cloudflare technische gegevens, zoals je IP-adres en het type browser, om de site te tonen en te beschermen tegen aanvallen. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.
Mail of bel je ons, of plan je een demo, dan gebruiken we je naam, je contactgegevens, de naam van je organisatie en wat je ons vertelt. Vul je het startformulier in, dan komen daar de gegevens van je organisatie bij: KvK-nummer, AGB-code, adres, het e-mailadres voor facturen, je keuzes voor Emmie en wie je heeft aangebracht. Meld je je aan als partner, dan gebruiken we je naam, je contactgegevens, de naam van je organisatie en wat je vertelt over je werk.
We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een demo te houden, je omgeving in te richten en de gratis maanden van de partnerregeling te regelen. Voor een aanvraag is dat nodig om de overeenkomst met je organisatie voor te bereiden en uit te voeren. Voor een losse vraag is het ons gerechtvaardigd belang om je te helpen.
De drie formulieren slaan niets op de website op. Je gegevens gaan als e-mail naar [email protected]. Daarnaast zetten we de naam van je organisatie, je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer in ons eigen beheersysteem, zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. Bij een demo-aanvraag komt je vraag of voorkeur daar ook bij, bij een aanmelding als partner wat je vertelt over je werk, en bij het startformulier wie je heeft aangebracht. Alleen ons team kan daar bij. Na een jaar zonder contact wissen we die gegevens daar (artikel 12.1).
Meld je je aan voor de nieuwsbrief, dan bewaren we alleen je e-mailadres, het moment van aanmelden en het moment van bevestigen. We vragen geen naam en bewaren geen IP-adres. Je krijgt eerst een mail met een link. Pas als je op die link klikt, sta je op de lijst. Dat is je toestemming, en die is de grond waarop we je de nieuwsbrief sturen. We sturen hooguit één nieuwsbrief per maand.
Onderaan elke nieuwsbrief staat een link om je af te melden. Meld je je af, dan wissen we je adres meteen. Klik je niet binnen zeven dagen op de link in de eerste mail, dan wissen we je adres ook. Cloudflare kan de lijst na een storing tot zeven dagen terug herstellen. Daarna is je adres ook daar weg. Brevo, dat de mails verstuurt, houdt van elke verstuurde mail een verzendverslag bij met je adres erin. Dat verslag wist Brevo na een maand.
De lijst staat in een database van Cloudflare in de Europese Unie, niet bij een mailprogramma. De mails gaan via Brevo, een Frans bedrijf. Brevo krijgt per mail alleen je adres en de mail zelf, niet de lijst. We gebruiken de lijst alleen voor de nieuwsbrief.
Van onze klanten bewaren we de gegevens van de organisatie, de namen en contactgegevens van contactpersonen, de overeenkomst, facturen en betalingen. Betaal je via automatische incasso, dan bewaren we ook de machtiging en het rekeningnummer.
We gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, te factureren en de incasso te regelen. Facturen en de administratie daaromheen bewaren we omdat de wet dat verplicht.
Facturen, machtigingen en incasso lopen via Moneybird, een Nederlands boekhoudpakket. Moneybird vraagt de machtiging namens ons aan.
Wie in Emmie werkt, heeft een persoonlijk account met naam, e-mailadres, rol en rechten, een versleuteld opgeslagen wachtwoord en een tweede stap om in te loggen. Emmie houdt bij wie welke cliënt heeft bekeken, wie gegevens heeft geëxporteerd en welke wijziging wanneer is gedaan. Zo kan de organisatie zien of gegevens alleen worden ingezien door wie dat mag.
Elke organisatie krijgt een eigen database en eigen bestandsopslag. Gegevens van de ene organisatie staan nooit in de database van een andere.
Emmie zelf gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Die zijn niet te lezen door scripts en gaan alleen over een beveiligde verbinding. Een sessie verloopt vanzelf.
Emmie verstuurt mails, zoals een uitnodiging, een herinnering of een bericht aan een netwerkcontact. Die mails gaan via Mandrill van Mailchimp, de verzenddienst van Intuit.
Typ je in Emmie een postcode en huisnummer, dan vult Emmie straat en plaats aan en zoekt Emmie de plek op via PDOK, de geodienst van de Nederlandse overheid. Daarvoor gaan alleen de postcode en het huisnummer mee, geen naam. De kaart in Emmie wordt getoond met Google Maps.
Je kunt je eigen Google-agenda of Outlook-agenda aan Emmie koppelen. Dat doe je zelf, op de pagina Agenda koppelen, en het is nooit verplicht. Bij het koppelen vraagt Google of Microsoft je om toestemming. Emmie vraagt alleen wat nodig is. Bij Google zijn dat je e-mailadres, het lezen van je lijst met agenda’s, en het lezen en schrijven van afspraken. Bij Microsoft is dat het lezen en schrijven van agenda’s. Emmie krijgt geen toegang tot je mail, contacten of bestanden.
Emmie gebruikt de gegevens uit je agenda hiervoor:
Emmie verkoopt gegevens uit je agenda niet en geeft ze niet aan anderen. Binnen je organisatie zien collega’s alleen wanneer je bezet bent. Buiten je organisatie komen de gegevens alleen bij Fly.io, waar Emmie draait, en bij DigitalOcean, waar de database staat (zie artikel 9). Zij verwerken ze alleen voor ons en mogen er zelf niets mee.
Een medewerker van Emmie kijkt alleen in gegevens uit je agenda als jij daar uitdrukkelijk om vraagt, bijvoorbeeld bij een supportvraag, als dat nodig is voor de beveiliging of om misbruik te onderzoeken, of als de wet dat verplicht.
Het gebruik en de overdracht van gegevens die Emmie via Google-API’s ontvangt, volgt de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use. Emmie gebruikt die gegevens alleen om de functies te leveren die in dit artikel staan. Emmie gebruikt ze niet om AI- of machine-learningmodellen te trainen, ook niet die van anderen.
Bij een cliënt kan een begeleider een korte samenvatting laten schrijven van een periode. Dat kan alleen als de organisatie bij die cliënt heeft vastgelegd dat de cliënt daar toestemming voor geeft. Zonder die toestemming staat de knop niet aan.
Voor de samenvatting stuurt Emmie de gegevens van die periode naar Nebul, in een datacenter bij Amsterdam. Het gaat om de startdatum, de trajecten, de aanwezigheid met de dagrapporten, de dagupdates en de contactverslagen.
De namen van de cliënt, de medewerkers en de contactpersonen vervangt Emmie eerst door een label, zoals [medewerker 1]. Nebul schrijft de samenvatting en stuurt die terug. Daarna zet Emmie de namen er weer in. Een naam die Emmie niet kent, bijvoorbeeld van een buurman, gaat mee zoals hij is getypt.
Emmie legt vast wie wanneer een samenvatting heeft gevraagd, maar niet wat erin stond.
Nebul gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen. Nebul slaat de gegevens en de samenvatting niet op, ook niet in logs. Dat bevestigde Nebul ons in oktober 2026.
Een medewerker kan een gesprek over een cliënt opnemen. Emmie maakt er tekst van voor een verslag, zoals een evaluatieverslag of een rapportage.
Dat kan alleen als opnemen voor de organisatie aanstaat en de medewerker het recht Gesprekken opnemen heeft. De cliënt moet toestemming hebben gegeven voor AI.
Voor de opname begint, geeft iedereen die aanwezig is toestemming. Emmie legt per persoon de naam, de rol en het tijdstip vast.
Tijdens het gesprek bewaart Emmie de opname in stukjes van tien seconden, in de eigen opslag van de organisatie.
Na het gesprek stuurt Emmie de opname naar Nebul, in een datacenter bij Amsterdam. Alleen het geluid gaat mee, geen namen. Vlak daarvoor kijkt Emmie opnieuw of de cliënt toestemming geeft. Is die er niet meer, dan gaat er niets weg en wist Emmie de opname.
Nebul maakt er tekst van en stuurt die terug. De sprekers heten daarin Spreker 1, Spreker 2, enzovoort.
Emmie wist de opname zodra de tekst er is. Breekt de medewerker de opname af, dan wist Emmie hem meteen. Mislukt het omzetten, dan wist Emmie de opname binnen een uur. Een opname die blijft hangen, wist Emmie een dag na het begin.
De tekst blijft bij de opname in de database van de organisatie. De medewerker die opnam, kan de opname met de tekst verwijderen.
Voor het verslag maakt een taalmodel van Nebul uit de tekst een voorstel. Bij een losse notitie gebeurt dat niet. De namen gaan als label mee, net als bij de samenvatting (artikel 8.2). Emmie bewaart het voorstel bij de opname. De medewerker beslist wat er in het verslag komt.
Emmie legt vast wie wanneer een opname liet omzetten of een voorstel vroeg, maar niet wat erin stond.
We verkopen geen persoonsgegevens en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. We schakelen wel bedrijven in die een deel van het werk voor ons doen. Met elk van hen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Ze mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken.
We geven gegevens aan een overheidsinstantie als de wet ons daartoe verplicht. Gaat het om gegevens van een zorgorganisatie, dan laten we dat de organisatie weten, tenzij de wet dat verbiedt.
Emmie draait in Nederland en de gegevens staan in Europa. Een paar diensten uit artikel 9 zijn Amerikaanse bedrijven: Google, Microsoft, Intuit Mailchimp, Cloudflare, Amazon, Fly.io en DigitalOcean. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten worden verwerkt.
We doen dat alleen met bedrijven die zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of die de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben getekend. Daarmee gelden voor je gegevens dezelfde regels als in de Europese Unie.
Emmie is gecertificeerd voor NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, en voor ISO 27001. Een onafhankelijke instelling toetst dat elk jaar.
Bij een datalek doen we direct wat nodig is om de schade te beperken. Gaat het om gegevens van een zorgorganisatie, dan melden we het zo snel mogelijk aan die organisatie, zodat zij binnen 72 uur kan melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat het om gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, dan melden we het zelf aan de Autoriteit Persoonsgegevens, en aan jou als dat nodig is.
Gewiste gegevens kunnen nog een tijd in back-ups staan. Dagelijkse back-ups bewaren we ruim twee weken, wekelijkse twee maanden, maandelijkse vier maanden en jaarlijkse twee jaar. Daarna verlopen ze vanzelf. We gebruiken een back-up alleen om gegevens terug te zetten na een storing of een vergissing.
Mail naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te laten zien wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde geven. Gaat het om gegevens die een zorgorganisatie in Emmie bewaart, dan stuur je je vraag naar die organisatie (artikel 2.1).
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Verandert Emmie zo dat het iets uitmaakt voor je gegevens, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de versie en de datum. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan laten we het klanten vooraf weten.
Versie 2026.11.10, 10 november 2026 · Emmie B.V.
Vragen over dit document? Mail
[email protected] of bel
085 080 54 26.
