Documenten in het dossier
Open de cliënt en klik op de tab Dossier. Sleep een bestand in het uploadvak, geef het een titel en een categorie, en sla het op. Bestanden mogen tot ongeveer 40 MB groot zijn.
Op de tab Dossier staat alles wat op papier of in een bestand over een cliënt bestaat. Bovenaan staan de knop Document aanmaken en het uploadvak. Daaronder zie je de uitgelichte documenten, zoals de zorgovereenkomst, en dan de hele lijst. Documenten die Emmie zelf voor je opstelt, zoals een begeleidingsplan, lees je bij documenten maken en ondertekenen.
Een bestand uploaden
- Open de cliënt en klik op de tab Dossier.
- Sleep het bestand in het uploadvak onder Document aanmaken, of klik op het vak en kies het bestand.
- Controleer de Titel. Emmie vult de bestandsnaam in, zonder de extensie.
- Kies een Categorie. Zet Instellen als uitgelicht bestand aan als het bovenaan moet staan.
- Klik op Opslaan. Emmie meldt Document succesvol opgeslagen.
Je kunt ook op een tegel bij Uitgelichte documenten klikken en Nieuwe toevoegen kiezen. De categorie staat dan al goed.
- Afbeeldingen
- .jpeg, .jpg, .png, .webp en .avif
- Tekst
- .doc, .docx, .odt, .rtf en .txt
- Spreadsheets
- .xls, .xlsx, .ods en .csv
- Grootte
- Hooguit 40.000 KB per bestand, ongeveer 40 MB.
Zie je Het uploaden van het bestand is mislukt. met een foutmelding erachter, dan is het bestand meestal te groot of van een ander type. Sla het op als PDF of maak het kleiner, en probeer het opnieuw.
Een document terugvinden
De lijst Alle documenten toont per document de datum, de titel, de categorie en wie het toevoegde. Klik op een rij om het document te bekijken. Met Filters zoek je op titel of kies je een of meer categorieën.
Afbeeldingen, .txt- en PDF-bestanden opent Emmie in de browser. Andere bestanden, zoals Word en Excel, download je via het menu met Downloaden.
Uitgelichte documenten
Een uitgelicht document staat als tegel bovenaan de tab, zodat je het meteen vindt. Per categorie is één document uitgelicht. Kies in het menu van een document Uitlichten. Was er al een, dan vraagt Emmie of je het wilt vervangen. Het oude document blijft dan in het dossier.
Klik op een tegel en kies Ontkoppelen om het document daar weg te halen. Met Alleen ontkoppelen blijft het document in de lijst staan. Met Ontkoppelen en verwijderen gaat het ook uit het dossier.
Verplichte documenten
Een beheerder bepaalt bij Instellingen en Documentcategorieën welke categorieën uitgelicht zijn en welke verplicht. Per cliënt pas je dat aan met het vinkje Document is verplicht in het menu van de tegel. Een categorie kan alleen verplicht zijn als hij ook uitgelicht is. Zie ook sjablonen en lijsten.
Ontbreekt een verplicht document, dan krijgt de tegel een waarschuwing. Bij een actieve cliënt meldt Emmie dan ook bijvoorbeeld Zorgovereenkomst document ontbreekt bij aandacht. Die melding verdwijnt zodra er een document in die categorie staat.
Een document aanpassen of verwijderen
Kies in het menu van het document Bewerken om de titel of de categorie te wijzigen. Met Verwijderen haal je het uit het dossier.
Een verwijderd document kun je in Emmie niet terughalen. Was het gekoppeld aan een financiering, dan is die koppeling ook weg.
Zie je de tab Dossier niet, dan heeft je rol er geen recht op. Uploaden kan alleen bij cliënten in je eigen caseload. Lees meer bij rollen en rechten.
Emmie gebruikt de woorden van jullie organisatie. Staat er bij jullie "deelnemer" of "bewoner" waar wij "cliënt" schrijven, dan gaat het om hetzelfde.
Bel 050 - 211 24 65 op werkdagen van 8:30 tot 17:30, of mail [email protected].