Rollen, rechten en caseload

#Hoe rechten werken

Een rol is een pakket rechten. Rechten gaan per onderdeel van Emmie, zoals cliënten, planning, registraties, declaraties, medewerkers en instellingen. Per onderdeel zijn er vier soorten rechten.

Bekijken

Je ziet het onderdeel en kunt het openen.

Toevoegen

Je kunt iets nieuws aanmaken, zoals een cliënt of een locatie.

Bewerken

Je kunt bestaande gegevens aanpassen.

Verwijderen

Je kunt iets weghalen.

Een collega kan meer dan één rol hebben. Je eigen rollen staan onderaan in de zijbalk, onder je naam.

Emmie kijkt bij elke pagina en elke knop of je rol het recht heeft. Wat je niet mag, zie je meestal niet. Een menu-item verschijnt pas als je alle onderdelen erachter mag bekijken. Administratie zie je bijvoorbeeld alleen als je declaraties, debiteuren en contracten alle drie mag bekijken.

Op de pagina’s onder Instellingen geldt nog iets. Mag je rol de instellingen beheren? Dan zie je de knoppen om iets toe te voegen, aan te passen of te verwijderen. Mag je ze alleen bekijken, dan zie je dezelfde pagina’s zonder die knoppen.

#Wat jullie zelf regelen en wat Emmie regelt

De rollen zijn voor alle organisaties in Emmie gelijk. Jullie kunnen geen eigen rol maken. Wel regelen jullie zelf wie welke rol heeft, en wat één collega meer of minder mag dan de rol.

• Jullie kiezen per collega de rol of rollen. Dat doe je in het dossier van je collega, op het tabblad Account, bij Rol en rechten.
• Jullie zetten per collega vijf rechten aan of uit, en kiezen welke cliënten die ziet. Zie rechten van een collega aanpassen.
• Jullie bepalen per rol wat die in het personeelsdossier ziet, onder Instellingen → Rechten. Zie rechten per rol.
• Jullie maken de begeleidertypes aan en bepalen per type of de caseload verplicht is.
• Jullie wijzen de standaard begeleider aan.
• Jullie zetten onderdelen als MDO's, Instroom, Berichten en Personeelsbeheer aan of uit, onder Instellingen → Overzicht. Alles zit in het abonnement, dus aanzetten kost niets extra.
• Emmie beheert de rollen zelf, de overige rechten per rol en de caseloadinstelling per rol.

Rollen kiezen en onderdelen aanzetten kan alleen als je rol de instellingen mag wijzigen. De vijf rechten en de cliënten van een collega zet je om als je rol medewerkers mag wijzigen. Standaard mag alleen de Beheerder allebei.

Past geen van de rollen bij het werk van een collega? Neem dan contact op met support. Bel 085 080 54 26 of mail [email protected], en zeg om welke rol het gaat.

#Wat de caseload betekent

Je caseload zijn de cliënten aan wie je als begeleider gekoppeld bent. Per rol staat ingesteld of je alleen je eigen caseload ziet of alle cliënten. Dat heet de caseload modus. Er zijn drie mogelijkheden.

Verplicht

Je ziet alleen de cliënten uit je eigen caseload.

Optioneel

Je kiest zelf of je alle cliënten ziet of alleen je eigen caseload.

Beheerd door begeleidertype

Het begeleidertype van de collega beslist. Staat bij dat type Caseload modus verplicht aan, dan zie je alleen je eigen caseload.

Mag je kiezen, dan staat bovenaan in je profielmenu de schakelaar Caseload modus. Staat die aan, dan toont Emmie alleen jouw cliënten, ook in de zoekfunctie. Onder de schakelaar zie je hoeveel actieve cliënten je hebt. Emmie onthoudt je keuze, ook op een ander apparaat. Zie je de schakelaar niet, dan ligt je caseload vast.

#Rechten van een collega aanpassen

Past een rol bijna, maar mag één collega iets meer of minder? Dan zet je dat voor alleen die collega om. De rol zelf blijft hetzelfde, ook voor anderen met die rol.

1. Klik in de zijbalk op Medewerkers en daarna op de naam van je collega.
2. Open het tabblad Account. Op de kaart Rol en rechten staan de rollen, de cliënten die je collega ziet en vijf schakelaars.
3. Kies een andere optie of zet een schakelaar om. Emmie meldt Het recht is opgeslagen.

Welke cliënten je collega ziet

Bij de vraag welke cliënten je collega ziet, kies je Alleen de eigen caseload of Alle cliënten van de locatie. Met de eerste ziet je collega de cliënten aan wie die gekoppeld is. Met de tweede ziet je collega alle cliënten van de eigen locaties.

Bij Alle cliënten van de locatie valt een cliënt zonder locatie buiten beeld. Geeft de rol al alle cliënten, dan valt er niets te kiezen. Er staat dan Alle cliënten, door de rol.

De vijf schakelaars

Zichzelf aan een dossier toevoegen

Je collega voegt zichzelf toe aan het dossier van een cliënt, bijvoorbeeld bij het overnemen van een groep.

Een dossier tijdelijk delen met een collega

Je collega deelt het dossier van een cliënt met een andere collega, voor een overdracht of invaldienst. Het delen stopt vanzelf na 7 dagen.

De planning van collega’s aanpassen

Je collega verzet afspraken van anderen of voegt er een toe.

Financiering en declaraties zien

Je collega ziet beschikkingen, budgetten en wat er gedeclareerd is. Staat het uit, dan kan je collega die ook niet wijzigen.

Medewerkers beheren

Je collega opent de dossiers van collega’s en wijzigt hun gegevens. Aan geeft de hele lijst en elk onderdeel van elk dossier. Uit geeft alleen de namen.

Hoe het toevoegen en delen van een dossier werkt, lees je in toegang tot een dossier.

Wijkt een schakelaar af van wat de rol geeft, dan staat eronder Wijkt af van de standaard. Met Terug naar de standaard volgt je collega weer de rol. Elke wijziging komt in het logboek in het dossier van je collega.

• Je eigen rechten en je eigen cliënten zet je niet om, ook niet als beheerder. In je eigen dossier staan de schakelaars daarom niet.
• Je geeft niemand een recht dat je zelf niet hebt, en niemand meer cliënten dan je zelf ziet.
• De laatste collega die medewerkers mag beheren, houdt dat recht. Emmie laat je die schakelaar dan niet uitzetten.

#Begeleidertypes

Een begeleidertype geef je aan een collega bij het toevoegen, of later in het dossier op het tabblad Gegevens. Via dat type is een collega aan cliënten gekoppeld. Je beheert de begeleidertypes onder Instellingen → Begeleidertypes.

1. Klik op Begeleidertype toevoegen.
2. Vul een Naam in, bijvoorbeeld Begeleider. Elk type heeft een eigen naam.
3. Kies een of meer Zorgtypes.
4. Zet Caseload modus verplicht aan als collega’s met dit type alleen hun eigen cliënten mogen zien. Dat geldt voor collega’s met een rol waarbij het begeleidertype beslist.
5. Sla op. Je ziet Begeleidertype aangemaakt.

Een begeleidertype dat collega’s nog hebben, kun je niet verwijderen. Emmie meldt dan Er zijn nog gebruikers met dit begeleider type actief. Geef die collega’s eerst een ander type.

#De standaard begeleider

Staat de caseload verplicht aan, dan zien collega’s alleen cliënten die aan hen gekoppeld zijn. Een nieuwe cliënt is nog aan niemand gekoppeld. Daarom kiest Emmie voor nieuwe cliënten de standaard begeleider, zodat ze niet uit beeld raken. Er is steeds één standaard begeleider.

1. Klik in de zijbalk op Medewerkers en daarna op de naam van de collega.
2. Klik op de knop met drie puntjes naast de naam en kies Standaard begeleider maken.
3. Kies het Nieuwe standaard begeleidertype en klik op Opslaan. Je ziet Standaard begeleider voor nieuwe cliënten opgeslagen.

Het menu-item staat alleen bij een collega met een actief account die zich al heeft geregistreerd. Je ziet het als je rol de instellingen mag wijzigen. In de lijst Medewerkers herken je de standaard begeleider aan het label Standaard begeleider.

#Zie je een knop of menu niet?

Mis je een knop, een tab of een menu-item dat een collega wel heeft? Dat heeft bijna altijd een van deze oorzaken.

• Je rol heeft er geen recht op. Je beheerder kan je een andere rol geven, of een recht alleen voor jou aanzetten.
• Je opent een pagina waar je rol geen recht op heeft. Emmie brengt je dan terug naar het dashboard. Je ziet een rode melding die begint met Je hebt geen toegang tot dit gedeelte van Emmie.
• Het onderdeel staat niet aan voor jullie organisatie. MDO's, Instroom, Berichten en Personeelsbeheer zet jullie beheerder aan onder Instellingen → Overzicht. Gesprek opnemen zet Emmie voor jullie aan.
• Je mist een tabblad in het dossier van een collega. Dan heeft je rol geen recht op dat deel, zie het personeelsdossier.
• Je ziet een pagina onder Instellingen wel, maar zonder knoppen. Dan mag je rol de instellingen bekijken, maar niet beheren.
• Je mist cliënten. Dan staat de caseload modus aan en zie je alleen je eigen caseload. Of je ziet alle cliënten van je locatie, en de cliënt heeft geen locatie.
• Je ziet nergens een veld Locatie(s). Jullie organisatie heeft dan één locatie, en Emmie vult die zelf in.

Vraag je beheerder eerst of een andere rol past. Past geen enkele rol, dan neemt je beheerder contact op met support via 085 080 54 26 of [email protected].