Kennismakingsgesprekken online laten boeken

Een nieuwe cliënt plant een kennismakingsgesprek zelf in, zonder te bellen of te mailen. Emmie biedt alleen tijden aan waarop een medewerker vrij is. Na de boeking staat het gesprek in de agenda en staat de cliënt op Instroom.

Online boeken werkt alleen als het onderdeel Personeelsbeheer aan staat. Hoe je dat aanzet, lees je in Personeelsbeheer instellen.

#Een medewerker boekbaar maken

Per medewerker stel je in of die kennismakingsgesprekken doet. Dat doe je in het personeelsdossier, op de tab Rooster. De kaart Kennismakingsgesprekken staat onder de weekagenda.

1. Open de medewerker en kies de tab Rooster.
2. Zet in de kaart Kennismakingsgesprekken de schakelaar Doet kennismakingsgesprekken aan.
3. Kies bij Wanneer tussen Alleen vaste blokken en Elk vrij moment.
4. Kies bij Gesprek hoe lang een gesprek duurt en hoeveel pauze erna komt.
5. Kies bij Per dag hoeveel gesprekken de medewerker per dag hooguit doet.
6. Kies bij Waar een of meer manieren. Kies bij Op locatie ook de Locaties.

Emmie slaat elke wijziging meteen op. Een knop om op te slaan is er niet. Weigert Emmie een wijziging, dan springt de kaart terug naar wat er opgeslagen stond.

De keuzes zie je als je rol het rooster van deze medewerker mag wijzigen. Anders zie je alleen de schakelaar in grijs, de rij Agenda en de eerstvolgende vrije tijden.

Staat de schakelaar uit, dan zegt de kaart dat niemand een kennismaking met deze medewerker kan boeken. Na de laatste werkdag zegt de kaart dat de medewerker uit dienst is en niet meer te boeken.

Wanneer

Alleen vaste blokken

Je kiest zelf blokken per weekdag, bijvoorbeeld maandag van 13:00 tot 16:00. Alleen binnen die blokken kan iemand boeken. Het vaste rooster speelt dan geen rol.

Elk vrij moment

Emmie gebruikt de werktijden uit het vaste rooster. Op een dag zonder werktijd biedt Emmie geen tijden aan.

1. Klik bij Alleen vaste blokken op Blok toevoegen.
2. Kies Dag, Van en Tot. Je kiest tijden per vijf minuten. Emmie stelt maandag 13:00 tot 16:00 voor.
3. Klik op Toevoegen. Het blok staat er nu als label, bijvoorbeeld ma 13:00 – 16:00. Met het kruisje haal je het weer weg.

Je kiest hooguit drie blokken per dag en 21 in totaal. Blokken op dezelfde dag mogen elkaar niet overlappen. Een blok duurt minstens één gesprek.

Staat er nog geen blok, dan zegt Emmie: Voeg minstens één blok toe. Zonder blok kan niemand een gesprek boeken.

Gesprek en Per dag

• Een gesprek duurt 30 minuten, 45 minuten of 60 minuten.
• Daarna kies je geen pauze, 15 minuten pauze of 30 minuten pauze. Emmie houdt die tijd na elk gesprek vrij.
• Bij Per dag kies je Max. 1 gesprek, Max. 2 gesprekken of Max. 3 gesprekken. Een gesprek dat je zelf inplande via Instroom telt mee.

De Standaardduur voor kennismakingsgesprekken in de algemene instellingen geldt hier niet. Die duur vult Emmie alleen voor als je een gesprek zelf inplant via Instroom.

Waar

• Kies Op locatie, Videobellen, Telefonisch of een combinatie. Kies je niets, dan zegt Emmie: Kies minstens één manier. Anders kan niemand een gesprek boeken.
• Bij Op locatie kies je onder Locaties waar het gesprek kan. Je ziet alle locaties van je organisatie.
• Videobellen kan alleen met een werkende agendakoppeling. Zonder koppeling zegt Emmie: Zonder werkende agendakoppeling maakt Emmie geen videolink. Videobellen is dan niet te boeken.

Agenda

In de rij Agenda zie je of de medewerker een eigen agenda heeft gekoppeld. Je ziet dan Gekoppeld of Werkt niet meer, met Google Agenda of Outlook erachter.

Werkt de koppeling niet, of is er geen? Dan waarschuwt Emmie dat het alleen naar het rooster in Emmie kijkt. Een afspraak in de eigen agenda van de medewerker mist Emmie dan.

In je eigen dossier staat er een knop bij: Agenda koppelen, of Agenda beheren als er al een koppeling is.

Eerstvolgende vrije tijden

Onderaan de kaart staat Eerstvolgende vrije tijden. Je ziet de eerste drie dagen met een vrije tijd in de komende vier weken, per manier en per locatie. Na elke wijziging rekent Emmie ze opnieuw uit.

Is er niets vrij, dan staat er Geen vrije tijden in de komende vier weken. Zo zie je meteen of de instellingen werken.

Meldingen in de kaart

*De eindtijd ligt na de begintijd*

Bij een blok ligt Tot voor of op Van.

*Een blok duurt minstens één gesprek*

Het blok is korter dan de duur van een gesprek.

*Kies hooguit drie blokken per dag*

Op die dag staan al drie blokken.

*Dit blok overlapt een ander blok op die dag*

Kies een tijd die buiten de andere blokken valt.

*Kies een tijd per vijf minuten*

Een tijd moet op vijf minuten uitkomen, zoals 13:05.

*De kennismakingsgesprekken konden niet worden geladen. Probeer het later opnieuw.*

Emmie kon de kaart niet ophalen.

*De kennismakingsgesprekken zijn opgeslagen, maar de kaart kon niet worden bijgewerkt.*

Je wijziging staat. Ververs de pagina om de kaart bij te werken.

*De vrije tijden konden niet worden geladen.*

Emmie kon de eerstvolgende vrije tijden niet uitrekenen. Je instellingen zijn wel bewaard.

In het personeelsoverzicht staat een kolom Kennismaking met Ja of Nee. Die kolom staat standaard uit.

#Hoe Emmie vrije tijden vindt

• Emmie kijkt vier weken vooruit. Vandaag telt mee, vanaf het volgende hele kwartier.
• Een gesprek begint altijd op een heel kwartier.
• Na elk gesprek houdt Emmie de pauze vrij, ook na een gesprek dat al geboekt is.
• Dagen voor de eerste of na de laatste werkdag van de medewerker tellen niet mee.
• Bij Elk vrij moment met Op locatie telt een werkdag met een locatie in het rooster alleen voor die locatie.

Bezet is alles wat in de weekagenda op de tab Rooster staat, behalve extra werktijd. Denk aan evaluaties, MDO’s, kennismakingen, meeloopdagen, dagdelen en begeleidingsreeksen.

Ook niet-cliëntgebonden tijd, afwezigheid en ziekte tellen als bezet. Met een werkende koppeling telt ook elke afspraak in de eigen Google Agenda of Outlook. Een nieuwe afspraak daar telt na hooguit tien minuten mee.

Zijn er op een tijd meer medewerkers vrij? Dan krijgt de medewerker met de minste kennismakingen op die dag het gesprek.

#De boekpagina

Elke organisatie heeft een boekpagina: het adres van jullie Emmie met /kennismaking erachter. Een bezoeker hoeft niet in te loggen. Bovenaan staan de naam van je organisatie en Plan een kennismaking.

1. Bij Hoe wil je het gesprek voeren? kiest de bezoeker Op locatie, Videobellen of Telefonisch. Alleen manieren met een vrije tijd staan erbij.
2. Bij Op locatie kiest de bezoeker ook Op welke locatie?.
3. Bij Kies een dag en Kies een tijd kiest de bezoeker het moment. Emmie heeft de eerste vrije dag en tijd al gekozen.
4. De bezoeker vult Je naam en E-mailadres in. Telefoon is alleen verplicht bij een telefonisch gesprek. Voor wie is de zorg? mag leeg blijven.
5. De bezoeker klikt op Afspraak maken. Emmie toont Je afspraak staat, met Wanneer, Hoe en Met.

Onder de velden staat: We gebruiken je gegevens alleen voor dit gesprek. Schrijf hier nog geen medische informatie op.

#Het boekformulier op je eigen website

Je kunt hetzelfde formulier op een pagina van je eigen website zetten. Het heeft dezelfde stappen en velden als de boekpagina, in de opmaak van je website.

1. Ga naar Instellingen → Instroom. Onderaan staat de kaart Kennismakingsgesprekken op je eigen website.
2. Zet het vinkje Neutrale basisopmaak van Emmie aan of uit.
3. Klik op Regel kopiëren. De knop toont even Regel gekopieerd.
4. Plak de regel op een pagina van je website.

Zonder basisopmaak bepaalt je website hoe het formulier eruitziet. Met basisopmaak krijgt het een rustige opmaak, in het lettertype en de tekstkleur van je website.

Emmie onthoudt het vinkje niet. Het verandert alleen de regel die je kopieert. In de regel staat het adres waarop je Emmie op dat moment open hebt.

Werk je met de WordPress-plugin van Emmie, vanaf versie 1.3.0? Zet dan [emmie_kennismaking] op een pagina. In de instellingen van de plugin kies je bij Boekformulier de Neutrale basisopmaak van Emmie.

• Per pagina kies je met opmaak="basis" of opmaak="geen" in de shortcode een andere opmaak.
• Zonder geldige API URL en token in de plugin toont de shortcode niets. Alleen een WordPress-beheerder ziet dan een melding.
• Na een gelukte aanmelding via de plugin verschijnt de knop Plan een kennismakingsgesprek. Die gaat naar je pagina met de shortcode, of anders naar de boekpagina.

De plugin en de koppeling stel je in zoals beschreven in Aanmeldingen via je website ontvangen. Afzeggen gaat altijd via de pagina van Emmie, met de link uit de bevestiging.

#Wat er na een boeking gebeurt

• Staat er al een cliënt met precies dat e-mailadres, dan komt het gesprek bij die cliënt. Aan die cliënt verandert verder niets.
• Anders maakt Emmie een cliënt met de status Geïnteresseerd, zonder begeleider. Het telefoonnummer en bij een gesprek op locatie de locatie neemt Emmie over.
• In de weekagenda van de medewerker staat het gesprek als Kennismaking · via website. Een klik erop opent het dossier van de cliënt.
• De medewerker krijgt in het Postvak het bericht Nieuwe kennismaking via de website. Daarin staan de tijd, de manier en hoe de cliënt te bereiken is.
• Met een werkende koppeling komt het gesprek in de eigen Google Agenda of Outlook van de medewerker. De titel is Kennismaking, zonder de naam van de cliënt.

Emmie splitst de naam bij de eerste spatie in voornaam en achternaam. Controleer de naam dus even op Instroom. Het gesprek komt ook in de eigen agenda als de medewerker reeksen en evaluaties niet naar de agenda laat schrijven.

Mails aan de cliënt

• Meteen na het boeken krijgt de cliënt een bevestiging met Wanneer, Waar en Met. Er zit een agendabestand bij en de knop Afspraak afzeggen.
• Bij videobellen maakt de agenda van de medewerker een online vergadering. De cliënt krijgt de link in een aparte mail, met de knop Meedoen aan het videogesprek.
• De dag voor het gesprek krijgt de cliënt een herinnering, met de afspraak en waar die is.

De mails komen van Emmie, met de naam van je organisatie als afzender. Antwoordt de cliënt, dan komt het antwoord bij de medewerker van het gesprek.

Kon Emmie geen videolink maken? Dan krijgt de medewerker in het Postvak Stuur de videolink voor een kennismaking. Stuur de link dan zelf naar het e-mailadres in dat bericht.

#Afzeggen via de link

In de bevestiging staat de knop Afspraak afzeggen. Die opent een pagina van Emmie met de afspraak en de knoppen Afspraak afzeggen en Afspraak houden.

De link werkt tot het gesprek begint. Staat er al een kennismakingsverslag bij het gesprek, dan werkt hij niet meer. De cliënt ziet dan Deze afspraak is niet meer af te zeggen. Neem contact op met de organisatie als je vragen hebt.

Zegt de cliënt af, dan gebeurt het volgende.

• Emmie haalt het gesprek weg, uit de agenda in Emmie en uit de eigen agenda van de medewerker.
• De medewerker krijgt in het Postvak Kennismaking afgezegd via de website.
• De tijd is meteen weer te boeken.
• De cliënt blijft op Instroom staan, met dezelfde status.

Na het afzeggen ziet de cliënt Je afspraak is afgezegd, met de link Nieuwe afspraak maken. Na Afspraak houden staat er Je afspraak blijft staan. Je kunt deze pagina sluiten.

Valt de verbinding weg tijdens het afzeggen, dan ziet de cliënt We kregen geen antwoord. Het is niet zeker of je afspraak is afgezegd. Laad de pagina opnieuw om het te zien.

Verzetten kan de cliënt niet. Wie een andere tijd wil, zegt af en boekt opnieuw.

#Meldingen voor de bezoeker

*Deze tijd is net geboekt. Kies een andere tijd.*

Iemand anders was net eerder, of er is niemand meer vrij op die tijd. Emmie laadt de tijden opnieuw.

*Vul je naam in*, *Vul je e-mailadres in*

Een verplicht veld is leeg.

*Vul je telefoonnummer in, dan bellen we je*

Bij een telefonisch gesprek is het telefoonnummer verplicht.

*Je hebt dit te vaak geprobeerd. Wacht even en probeer het opnieuw.*

Er kwamen te veel verzoeken achter elkaar binnen, of met dit e-mailadres is vandaag al drie keer geboekt.

*Er is iets misgegaan. Het development team is op de hoogte gesteld.*

Er ging bij Emmie iets mis. Wij krijgen daar bericht van.

*We kregen geen antwoord. Het is niet zeker of je afspraak is gemaakt. Probeer het niet opnieuw voordat je hebt nagevraagd of hij staat.*

De verbinding viel weg tijdens het boeken. Kijk in de mailbox of er een bevestiging is.

*De tijden konden niet worden geladen. Probeer het over een minuut opnieuw.*

Emmie kon de tijden niet ophalen.

Met hetzelfde e-mailadres kan iemand hooguit drie keer per dag boeken. Daarna verschijnt Je hebt dit te vaak geprobeerd.

Een wijziging in de kaart zie je op de boekpagina binnen een minuut.

#Als de boekpagina dicht is

Ziet de bezoeker Een kennismaking plannen kan nu niet online.? Dan staat Personeelsbeheer uit, of is er geen enkele medewerker te boeken. Controleer dan in de kaart van elke medewerker het volgende.

• Staat Doet kennismakingsgesprekken aan?
• Is er bij Alleen vaste blokken minstens één blok?
• Is er bij Waar een manier gekozen, en bij Op locatie een locatie?
• Kiest de medewerker alleen Videobellen? Dan is een werkende agendakoppeling nodig.

Zegt de pagina Er zijn de komende vier weken geen vrije tijden.? Dan is de pagina open, maar zijn de medewerkers vier weken vol.