Een cliënt toevoegen

Een nieuwe cliënt begint in Emmie met een naam en een begeleider. De rest, zoals adres, BSN en geboortedatum, vul je daarna in op de cliëntpagina. Elke nieuwe cliënt krijgt de status Geïnteresseerd. Die pas je aan zodra de zorg start.

#De cliënt aanmaken

1. Klik in het zijmenu op Cliënten en daarna op Alle cliënten.
2. Klik rechtsboven op Cliënt toevoegen. Het venster Nieuwe cliënt toevoegen opent.
3. Vul Voornaam en Achternaam in. Die zijn verplicht. Gebruikt de cliënt in het dagelijks leven een andere naam, vul die dan in bij Roepnaam.
4. Heeft je organisatie meer dan één locatie, kies dan bij Locaties waar de cliënt komt. Met één locatie koppelt Emmie die vanzelf.
5. Kies bij Begeleiders toewijzen eerst een of meer begeleidertypes. Per type verschijnt een rij waarin je bij Begeleiders je collega’s kiest. De standaardbegeleider van je organisatie staat al ingevuld.
6. Klik op Opslaan. Je ziet Nieuwe cliënt aangemaakt. en Emmie opent de cliëntpagina.

#Een uitnodiging of controlemail meesturen

Onderaan het venster staan twee vinkjes. Met Cliënt uitnodigen voor account krijgt de cliënt een mail om een account voor het cliëntportaal aan te maken. Met het tweede vinkje krijgt de cliënt een mail met het verzoek om de gegevens te controleren en aan te vullen.

Zet je een van de twee aan, dan is Email verplicht. Het e-mailadres mag nog niet bij een andere cliënt horen. Na het opslaan zegt Emmie in de melding welke mail is verstuurd.

#Een dubbel dossier voorkomen

Typ je een naam van vier tekens of meer, dan zoekt Emmie mee. Lijkt de naam op die van een bestaande cliënt, dan zie je het blok Deze naam lijkt op met hooguit zes namen. Klik op een naam om die cliënt te openen in plaats van een tweede dossier te maken.

Emmie controleert ook het e-mailadres. Hoort het al bij een cliënt, dan zie je E-mailadres wordt al gebruikt door met de naam erachter. Hoort het bij een verwijderde cliënt, dan kun je die cliënt vanuit het venster meteen herstellen of definitief verwijderen. Zie Een cliënt verwijderen of herstellen.

#Wat je daarna invult

• Het adres vul je in op de tab Overzicht, kaart Algemeen, rij Adres. Na postcode en huisnummer zoekt Emmie de straat en plaats zelf op.
• Het BSN en de geboortedatum staan op dezelfde kaart. Zonder BSN kun je de cliënt later niet op Actief zetten.
• De status, de datum in zorg en de trajecten regel je onder Begeleiding → Casemanagement. Zie De status van een cliënt wijzigen.

#Als het opslaan niet lukt

• Zie je Er moet minstens één mentor worden ingevuld, dan heb je nog geen begeleider gekozen.
• Zie je Dit e-mailadres is al in gebruik, dan hoort het adres al bij een andere cliënt.
• Zie je de knop Cliënt toevoegen niet, dan heeft je rol er geen recht op. Je beheerder kan dat laten aanpassen. Zie rollen en rechten.