Wie toegang heeft tot een dossier

Wie een cliënt begeleidt, ziet het dossier. Soms moet een collega er tijdelijk of voorgoed bij, zonder dat een beheerder de begeleiders aanpast. Dat regel je in het blok Wie heeft toegang.

#Het blok Wie heeft toegang

Het blok staat in elk cliëntdossier, onder de tabbalk en boven de uitgelichte notitie. Je ziet het op elke tab. Iedereen die het dossier kan openen, ziet het blok.

• Per begeleider staan de naam en het begeleidertype.
• Heeft iemand zichzelf toegevoegd, dan staat er heeft zichzelf toegevoegd op met de datum achter het type.
• Per gedeeld dossier staat de naam van de collega. Daaronder staan wie deelde, de laatste dag en Stopt vanzelf.
• Is er niemand, dan staat er Nog niemand gekoppeld.

De reden van toevoegen of delen staat niet in het blok. De cliënt ziet het blok niet: het cliëntportaal toont niets hiervan.

#Mezelf toevoegen

Neem je een groep over, of moet je voorgoed bij een cliënt? Dan voeg je jezelf als begeleider toe. Er is geen goedkeuring nodig.

Je vindt de knop Mezelf toevoegen op twee plekken.

• In het blok Wie heeft toegang van het dossier. De knop staat er niet als je al begeleider van deze cliënt bent.
• In het cliëntenoverzicht, naast Weergave. Je kiest de cliënt dan in de lade.

1. Klik op Mezelf toevoegen. De lade Mezelf toevoegen opent.
2. Kom je uit het overzicht, kies dan bij Welke cliënt de cliënt. Je ziet alleen cliënten op je eigen locaties waar je nog niet bij staat.
3. Kies bij Als welke begeleider een van je eigen begeleidertypes. Heb je er één, dan staat dat al gekozen.
4. Schrijf bij Waarom de reden, van hooguit 500 tekens. Zet er geen gegevens over de zorg in.
5. Klik op Toevoegen. Emmie meldt Je staat nu bij deze cliënt. Dit staat in het logboek.

Je bent nu begeleider van de cliënt, met het type dat je koos. Je ziet het dossier meteen. Kwam je uit het overzicht, dan opent Emmie het dossier.

De andere actieve begeleiders van de cliënt krijgen van jou een bericht in het Postvak: Een collega heeft zich aan een dossier toegevoegd. De reden staat er niet in. Zijn er geen andere begeleiders, dan gaat er geen bericht.

De koppeling blijft staan tot iemand je weer als begeleider weghaalt. In het blok staat daar geen knop voor.

#Tijdelijk delen met een collega

Voor een overdracht of invaldienst deel je een dossier 7 dagen met een collega. De collega hoeft geen begeleider te worden. Na 7 dagen stopt het delen vanzelf.

Delen kan alleen vanuit je eigen caseload: je bent begeleider van de cliënt, met welk type ook. Ook als je jezelf hebt toegevoegd, kun je delen.

1. Klik in het blok Wie heeft toegang op Tijdelijk delen. De lade Tijdelijk delen met een collega opent.
2. Zoek bij Met welke collega de collega op. Je ziet alleen actieve collega’s die het dossier nog niet hebben.
3. Schrijf bij Waarom de reden, van hooguit 500 tekens. Zet er geen gegevens over de zorg in.
4. Klik op Delen voor 7 dagen. Emmie meldt Het dossier is 7 dagen gedeeld. De collega krijgt een bericht in het Postvak.

De collega krijgt van jou het bericht Er is een dossier met je gedeeld, met de laatste dag. De reden staat er niet in.

De collega mag op een andere locatie werken. Een gedeeld dossier opent buiten locatie en caseload om.

De 7 dagen tellen vanaf het moment van delen. Deel je op dinsdag om 14:00, dan stopt het delen de dinsdag erna om 14:00. Het blok toont dan tot en met die dinsdag.

Een collega met een gedeeld dossier is geen begeleider. Die collega kan het dossier dus niet verder delen.

Eerder stoppen

Klik in het blok bij de collega op Nu stoppen. Emmie meldt Het delen is gestopt. Dat kan wie deelde, de collega zelf en elke begeleider van de cliënt.

Langer delen

Een lopend gedeeld dossier kun je niet verlengen. Een collega die het dossier nu gedeeld heeft, staat niet in de lijst van de lade.

Klik eerst op Nu stoppen, of wacht tot de 7 dagen voorbij zijn. Deel het dossier daarna opnieuw, met een nieuwe reden. De collega krijgt dan 7 nieuwe dagen.

Na 7 dagen

Op het moment dat de 7 dagen om zijn, kan de collega het dossier niet meer openen. De regel verdwijnt uit het blok.

#Wat Emmie vastlegt

Toevoegen, delen en stoppen komen in het logboek, met wie, wanneer en waarom. Het vanzelf stoppen na 7 dagen geeft geen aparte regel.

Een beheerder leest de regels in het personeelsdossier, op de tab Account. Klik op de kaart Logboek op Alles bekijken en kies Wijzigingen. De naam van de cliënt staat niet in de regel.

Zichzelf aan een dossier toegevoegd

Bij de collega die zichzelf toevoegde.

Een dossier gedeeld met een collega

Bij wie het dossier deelde.

Een gedeeld dossier gekregen

Bij de collega die het dossier kreeg.

Delen van een dossier gestopt

Bij wie deelde en bij de collega. Ook als iemand anders op Nu stoppen klikte.

Elke regel heeft Door met de naam van wie het deed. Klikt een andere begeleider op Nu stoppen, dan staat die regel niet in diens eigen logboek.

#Wie dit mag

Elke knop hoort bij een eigen recht van de medewerker. Je ziet Mezelf toevoegen als je jezelf aan een dossier mag toevoegen. Je ziet Tijdelijk delen als je een dossier tijdelijk met een collega mag delen.

Die rechten staan in het personeelsdossier, op de tab Account, in de kaart Rol en rechten. De standaard komt uit de rol. Wijkt een medewerker af, dan staat er Wijkt af van de standaard.

Je eigen rechten kun je niet veranderen. Een beheerder zet ze aan of uit, zie rollen en rechten.

#Als het niet lukt

*Deze cliënt staat niet op een van jouw locaties.*

Je kunt jezelf alleen toevoegen aan een cliënt op je eigen locaties.

*Dit begeleidertype hoort niet bij jou.*

Kies een begeleidertype dat bij jou hoort.

*Je staat al als begeleider bij deze cliënt.*

Je hebt het dossier al. Toevoegen is niet nodig.

*Je kunt alleen een dossier delen uit je eigen caseload.*

Je bent geen begeleider van deze cliënt. Vraag een begeleider om te delen.

*Kies een andere collega die nu kan inloggen.*

De collega heeft geen actief account.

*Deze collega staat al als begeleider bij dit dossier.*

De collega heeft het dossier al.

*Alleen wie deelde, de collega zelf of een begeleider van dit dossier kan het delen stoppen.*

Vraag een van hen om op Nu stoppen te klikken.

*Je hebt dit te vaak geprobeerd. Wacht even en probeer het opnieuw.*

Er kwamen te veel verzoeken achter elkaar. Probeer het zo opnieuw.

De meldingen zeggen altijd "cliënt", ook als je organisatie een ander woord gebruikt.