Een medewerker toevoegen en uitnodigen

Een nieuwe collega krijgt geen wachtwoord van jou. Emmie stuurt een uitnodiging per mail, en je collega maakt daarmee zelf een account aan. Jij kiest vooraf de rol, de locaties en het moment van de uitnodiging.

#Een medewerker toevoegen

1. Klik in de zijbalk onder Beheer op Medewerkers. Op een telefoon vind je Medewerkers onder Meer.
2. Klik op Medewerker toevoegen. Het venster Nieuwe medewerker opent.
3. Vul Voornaam, Achternaam en E-mailadres in. Gebruik het werkadres: daarmee logt je collega straks in.
4. Vul de Functie in, bijvoorbeeld Begeleider. Emmie toont de functies die jullie al gebruiken, zodat je er een kunt aanklikken.
5. Kies de Locaties waar je collega werkt. Hebben jullie één locatie, dan staat die al aangevinkt.
6. Kies eventueel een Begeleidertype. Daarmee koppel je je collega aan cliënten.
7. Vul bij In dienst per de eerste werkdag in. Emmie zet er vandaag klaar.
8. Kies met Toegang tot Emmie geven of je collega kan inloggen. Hieronder lees je wat dat betekent.
9. Klik op Toevoegen en dossier openen. Je ziet bijvoorbeeld Noa is toegevoegd, en het dossier van je collega opent.

Staat Personeelsbeheer aan, dan vraagt het venster ook Dienstverband en Uren per week. Lees daarover meer bij het eerste contract.

Voert je collega kennismakingsgesprekken, vink dan Doet kennismakingsgesprekken aan en kies Op welke locaties?. De agenda koppel je daarna in het dossier, bij Rooster. Zie kennismaking laten boeken.

#Toegang tot Emmie geven

De schakelaar Toegang tot Emmie geven staat standaard aan. Je collega krijgt dan een uitnodiging per mail, kiest zelf een wachtwoord en zet tweestapsverificatie aan. Met de schakelaar aan kies je nog twee dingen.

• Bij Rollen kies je een of meer rollen. Heeft je collega meer rollen, dan telt Emmie de rechten bij elkaar op. Meer daarover lees je in rollen en rechten.
• Bij Uitnodiging sturen kies je Op de eerste werkdag of Nu meteen.

Zet je de schakelaar uit, dan staat je collega wel in Emmie, maar kan die niet inloggen. Dat is handig voor invallers of vrijwilligers die geen dossiers hoeven te zien. Bij Toegang staat dan Geen toegang.

#Wanneer de uitnodiging gaat

Standaard staat Uitnodiging sturen op Op de eerste werkdag. Emmie houdt de uitnodiging dan vast tot de dag bij In dienst per. Op de ochtend van die dag gaat de mail vanzelf.

Tot die dag staat bij Toegang in de lijst Geen toegang. Er is dan niets mis: de uitnodiging wacht. Is de eerste werkdag vandaag of al voorbij, dan gaat de uitnodiging meteen.

Kies Nu meteen als je collega al voor de eerste werkdag moet kunnen inloggen, bijvoorbeeld om het rooster te bekijken.

#Het eerste contract

Staat Personeelsbeheer aan, dan maakt Emmie met Dienstverband en Uren per week het eerste contract. Tijdelijk staat standaard gekozen. Het contract begint op In dienst per en krijgt de functie uit Functie.

Het contract heeft nog geen einddatum en geen bestand, ook niet bij Tijdelijk. Emmie stelt de verlofuren voor op basis van de uren per week. Vul de rest aan in het dossier, zie contracten, VOG en diploma’s.

#Wat je collega krijgt

Je collega krijgt een mail met het onderwerp Uitnodiging voor Emmie en de knop Registreren. Die knop opent de pagina Activeer je account.

Daar vult je collega de naam in en kiest een wachtwoord. Daarna vinkt je collega Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden aan en klikt op Account aanmaken.

Daarna stelt je collega tweestapsverificatie in, met een app of een passkey, en logt in. Hoe dat gaat, lees je in tweestapsverificatie.

De link in de uitnodiging werkt tot je collega er een account mee heeft gemaakt. Daarna toont de link Deze link werkt niet meer. Inloggen gaat vanaf dan via de inlogpagina.

#Later uitnodigen

Heeft je collega nog geen uitnodiging gehad, dan stuur je die vanuit het dossier. Bijvoorbeeld na een import, of als je niet tot de eerste werkdag wilt wachten.

1. Open Medewerkers en klik op de naam van je collega.
2. Klik naast de naam op de knop met de drie puntjes en kies Uitnodigen.
3. Je ziet Uitnodiging verzonden. Een uitnodiging die op de eerste werkdag wachtte, gaat daarna niet nog een keer.

Staat het account uit en heeft je collega nog geen account aangemaakt, dan heet de keuze Opnieuw uitnodigen. Je ziet dan Uitnodiging opnieuw verzonden.

#Als het opslaan niet lukt

• Voornaam is verplicht, Achternaam is verplicht, E-mailadres is verplicht of Vul een locatie in: een verplicht veld is leeg.
• Dit e-mailadres is al in gebruik: er staat al een medewerker met dit adres in Emmie. Klik in Medewerkers op Wis alles en kijk of je collega er al tussen staat.
• Soms hoort dat adres bij een collega die lang geleden is verwijderd. Zie dan verwijderde medewerkers.
• Gebruik een "@" in het e-mailadres of Je ingevulde e-mailadres is ongeldig: controleer het adres op typfouten.
• De uren per week mag niet groter zijn dan 80: vul hooguit 80 uur in.
• Je kunt geen rol toekennen met meer rechten of een ruimere caseload dan je zelf hebt. Je geeft een rol die verder gaat dan die van jezelf. Vraag een collega met meer rechten om je nieuwe collega toe te voegen.
• Je kunt geen begeleidertype toekennen dat een ruimere caseload geeft dan je zelf hebt. Dan geldt hetzelfde voor het begeleidertype.

De regel over de rol geldt ook bij importeren, en als je later de rollen van een collega wijzigt.

#Zie je de knop Medewerker toevoegen niet?

Die knop zie je alleen als je rol medewerkers mag toevoegen en de instellingen van je organisatie mag beheren. Standaard is dat de Beheerder. In rollen en rechten lees je wat je dan kunt doen.