Uit dienst melden, account uitzetten of verwijderen

Alles wat je met een collega doet, begint in het dossier. Open Medewerkers en klik op de naam. Naast de naam staat een knop met drie puntjes: het menu van het dossier.

Gegevens zoals de rol, het e-mailadres en de locaties wijzig je in het dossier zelf, zie het personeelsdossier. Dit artikel gaat over vertrek, het account en verwijderen.

In het menu staan Uitnodigen, Standaard begeleider maken, Uit dienst melden en Medewerker verwijderen. Die keuzes zie je alleen als je de instellingen van je organisatie mag beheren. Standaard is dat de Beheerder.

#Een collega uit dienst melden

Gaat een collega weg, meld die dan uit dienst. Het personeelsdossier blijft bewaard, en je regelt meteen wie de cliënten overneemt.

1. Open het dossier, klik op de knop met de drie puntjes en kies Uit dienst melden. De lade Uit dienst melden opent.
2. Vul de Laatste werkdag in. Die dag kan niet in het verleden liggen.
3. Kies een Reden: Eigen verzoek, Contract niet verlengd, Met wederzijds goedvinden, Ontslag, Pensioen of Anders.
4. Kies onder Wat er daarna gebeurt wanneer het account op slot gaat. Kies ook wie de cliënten en de afspraken overneemt. Hieronder lees je hoe.
5. Klik op Uit dienst melden. Je ziet bijvoorbeeld Noa is uit dienst gemeld.

Het account

Op slot na de laatste werkdag

Emmie kiest dit standaard. Tot en met de laatste werkdag werkt alles zoals altijd. In de nacht daarna gaat het account dicht.

Meteen op slot

Het account gaat direct uit. Bij je eigen account kan dat niet.

Gaat het account op slot, dan eindigen de vaste roosters van je collega op de laatste werkdag. Registraties die je collega had vergrendeld, komen vrij.

De cliënten

Is je collega vaste begeleider van cliënten, dan staan ze in de lade. Per cliënt kies je een collega met hetzelfde begeleidertype, of Later regelen.

Met Alle naar geef je alle cliënten in één keer aan één collega. Past een cliënt niet bij het begeleidertype van die collega, dan houdt die cliënt de eigen keuze. Emmie meldt dat in de lade.

In de keuze staan alleen collega’s die in dienst zijn en een account hebben dat aan staat. Uitgestroomde cliënten staan er niet bij. De cliënten gaan meteen over, niet pas na de laatste werkdag.

Kies je Later regelen, dan blijft je collega vaste begeleider. In de lijst Medewerkers staat dan een kaart die je eraan herinnert.

De afspraken

Lopen er afspraken na de laatste werkdag, dan kies je wat ermee gebeurt.

Meeverhuizen met de cliënten

Emmie kiest dit standaard. De afspraken van overgedragen cliënten gaan naar de nieuwe begeleider, vanaf de maandag van de week van de laatste werkdag.

Afspraken beëindigen

De afspraken stoppen op de laatste werkdag, als het account op slot gaat.

Laten staan, regel ik zelf

Emmie laat de afspraken staan. Je past ze zelf aan in de planning.

Afspraken van cliënten met Later regelen blijven bij je collega tot het account op slot gaat.

Na het melden

Tot en met de laatste werkdag staat bovenaan het dossier In dienst tot met de datum. Daarna staat je collega in de lijst onder Uit dienst. De laatste werkdag en de reden komen in het logboek.

• De laatste werkdag kan niet in het verleden liggen. Kies vandaag of een dag later.
• Kies een collega in dienst met hetzelfde begeleidertype. De collega die je koos, past niet bij die cliënt.

#Een account uitzetten of aanzetten

Werkt een collega een tijd niet, of mag die even niet inloggen? Zet dan het account uit. Het dossier, de registraties en de rapportages blijven bewaard.

1. Open het dossier en ga naar het tabblad Account.
2. Klik op Account uitzetten. Emmie vraagt Weet je het zeker?
3. Klik nog eens op Account uitzetten. Je ziet Het account is uitgezet.

Je collega kan daarna niet meer inloggen. Bij Toegang staat Uitgezet. Emmie beëindigt de open roosters en geeft registraties vrij die je collega had vergrendeld.

Weer aanzetten doe je op dezelfde plek, met Account aanzetten. Je ziet dan Het account staat weer aan.

Gaat je collega echt weg, gebruik dan Uit dienst melden. Dan regel je ook de cliënten en de afspraken.

#Tweestapsverificatie opnieuw laten instellen

Heeft een collega een nieuwe telefoon, of is de telefoon kwijt? Dan werkt de code niet meer. Emmie kent geen herstelcodes, dus jij zet de tweestapsverificatie terug.

1. Open het dossier van je collega en ga naar het tabblad Account.
2. Klik in de kaart Inloggen, bij Tweestapsverificatie, op Opnieuw laten instellen.
3. Emmie vraagt Weet je het zeker? Klik op Opnieuw laten instellen.

Emmie haalt de gekoppelde apps en passkeys weg en logt je collega overal uit. Bij de volgende keer inloggen stelt je collega het opnieuw in.

De link zie je alleen bij een collega die tweestapsverificatie heeft. Standaard mag alleen de Beheerder dit. Je eigen tweestapsverificatie regel je in je profiel, zie tweestapsverificatie.

#Een herstellink sturen

Is een collega het wachtwoord kwijt, dan stuur je een herstellink. Je collega kiest daarmee zelf een nieuw wachtwoord.

1. Open het tabblad Account van je collega.
2. Klik bij Wachtwoord op Herstellink sturen, en in het venster nog eens op Herstellink sturen.
3. Je ziet bijvoorbeeld De herstellink is naar Noa gestuurd. De link werkt een uur.

De link zie je alleen als je collega al een account heeft dat aan staat. Je collega kan het ook zelf, zie wachtwoord vergeten.

#Een standaard begeleider maken

Staat de caseload bij jullie verplicht aan, dan krijgt elke nieuwe cliënt de standaard begeleider. Zo raakt een nieuwe cliënt niet uit beeld. Er is steeds één standaard begeleider.

1. Open het dossier van de collega en klik op de knop met de drie puntjes.
2. Kies Standaard begeleider maken. Het venster Standaard begeleider instellen opent.
3. Kies bij Nieuwe standaard begeleidertype het begeleidertype en klik op Opslaan. Je ziet Standaard begeleider voor nieuwe cliënten opgeslagen.

De keuze staat er alleen als jullie al een standaard begeleider hebben. Ook moet het account van je collega aan staan. In de lijst staat bij de huidige het label Standaard begeleider.

#Een medewerker verwijderen

Verwijder een medewerker alleen als het dossier weg moet, bijvoorbeeld twee jaar na het vertrek. Gaat een collega alleen weg, meld die dan uit dienst.

1. Open het dossier, klik op de knop met de drie puntjes en kies Medewerker verwijderen.
2. Typ de volledige naam van je collega over.
3. Klik op Definitief verwijderen. Je ziet Begeleider succesvol verwijderd, ook als je collega geen begeleider was. Was je collega de standaard begeleider, dan kies je eerst een nieuwe en zie je Standaard begeleider succesvol aangepast en de oude verwijderd.

Emmie wist de gegevens, contracten, VOG, het rooster, verlof, verzuim en het account. De naam blijft staan bij registraties en rapportages, net als de datums van in en uit dienst.

Emmie haalt ook de koppelingen met cliënten weg en koppelt een gekoppelde agenda los.

• Staat het account nog aan, dan vraagt Emmie eerst of je collega weggaat. Meld je collega dan liever uit dienst: het dossier blijft dan bewaard.
• Is je collega de standaard begeleider, dan kies je eerst een nieuwe. Emmie vraagt daar zelf om, met Nieuwe standaard begeleider en Nieuwe standaard begeleidertype.
• Verwijder je je eigen account, dan word je daarna uitgelogd.

#Verwijderde medewerkers

Onder Instellingen → Verwijderde medewerkers, in de groep Prullenbak, zie je wie is verwijderd en wanneer. Herstellen kan daar niet.

Bij een collega die lang geleden is verwijderd, staat soms een prullenbak met Gegevens wissen. Emmie had de personeelsgegevens van die collega dan nog niet gewist. Typ de naam over en klik op Definitief verwijderen. Je ziet De gegevens zijn gewist.

Is een collega twee jaar of langer uit dienst, dan staat in Medewerkers de kaart Dit dossier kan weg. Kijk dan of je het dossier nog nodig hebt. Emmie wist niets vanzelf.

#Twee regels die Emmie bewaakt

• Er blijft altijd iemand over die medewerkers kan beheren. Verwijder je die laatste collega, of neem je die de rol af, dan meldt Emmie Niet mogelijk. Dit is de laatste gebruiker die medewerkers kan …
• Je eigen account kun je niet uitzetten, ook niet met Meteen op slot. Emmie meldt dan Je kunt je eigen account niet uitzetten.