Het planningsoverzicht

Het planningsoverzicht zet het rooster van je team naast wat er gepland is. Bovenaan staat: Waar zit ruimte, waar is te veel gepland en waar ontbreekt een begeleider.

Je ziet het overzicht als personeelsbeheer bij jullie aan staat en je rol het rooster van collega’s mag openen. Het is het eerste item onder Planning.

#Een week of vier weken

• Met de pijlen blader je door de weken. Met de knop ertussen kies je een week in de kalender.
• Met Weergave kies je Week of 4 weken. Bij een week is elke kolom een dag, bij vier weken een week.
• Heeft je organisatie meer dan één locatie, dan kies je er een. Leeg betekent Alle locaties.

#De vijf getallen

Ingeroosterd

De werktijd van het team volgens het vaste rooster, min de afwezigheid. Extra werktijd telt hier mee.

Gepland

De uren die al gepland zijn, als deel van het rooster.

Vrij in het rooster

De uren die nog vrij zijn bij medewerkers met ruimte. Ruimte voor nieuwe afspraken.

Te veel gepland

De uren boven het rooster, met het aantal medewerkers.

Zonder begeleider

Het aantal dagen met afspraken zonder begeleider, en het aantal ruimtes met te weinig begeleiders.

Bij Gepland telt Emmie cliëntafspraken die niet zijn afgemeld, evaluaties, MDO’s, kennismakingen, meeloopdagen, dagdelen dagbesteding en niet-cliëntgebonden tijd.

Zijn nog niet alle locaties geladen, dan staat er De getallen gaan over de locaties die geladen zijn.

#Vraagt aandacht

Onder Vraagt aandacht staan kaarten voor wat je nog moet regelen. Een kaart staat er alleen als hij iets telt.

• Dagen met afspraken zonder begeleider: de begeleider is ziek of met verlof, en de afspraken zijn nog niet overgedragen.
• Ruimte onderbezet: er staan minder begeleiders dan nodig.
• Medewerkers te veel gepland: samen zoveel uur boven het rooster.
• Uur vrij in het rooster: ruimte voor nieuwe cliënten, met het aantal medewerkers.
• Keer gepland buiten het rooster: een afspraak op een vrije dag.

Klik op een kaart. Je ziet dan alleen de rijen met zo’n vakje, en de andere vakjes vervagen. De ruimtes verdwijnen, behalve bij een onderbezette ruimte. Klik nog eens op de kaart, of op Toon iedereen, om alles weer te zien.

Is er niets te regelen, dan zie je een groene melding: Alles is rond deze periode.

#Een rij per medewerker

Elke medewerker heeft een rij, met een vakje per dag of per week. Klik op de naam om naar het rooster van die medewerker te gaan.

Met meer locaties krijgt elke locatie een eigen blok. Het eerste blok is open. Klik op de naam van een andere locatie om dat blok te openen en te laden.

Een dag telt bij de locatie uit het vaste rooster. Een dag zonder locatie staat bij elke locatie van de medewerker, maar telt één keer mee in de getallen.

In de kop van elke dag staat hoeveel procent er gepland is, en in orde of het aantal problemen.

Zoek een collega met Zoek medewerker. Sorteer met Op naam, Meeste ruimte eerst of Meest overgepland eerst.

Wat een vakje zegt

In orde

Tussen 60% en 100% gepland. Je ziet alleen de uren, zoals 6 van 8 uur.

Uren vrij

Een dag onder 60% of een week onder 75%. Er staat bij hoeveel, zoals 1:30 uur vrij.

Te veel gepland

Meer dan 100%. Er staat bij hoeveel, zoals 1:30 uur te veel.

Ziek of verlof, afspraken nog open

De medewerker is afwezig en heeft nog afspraken. Je ziet de soort, zoals Ziek, met afspraken nog open.

Afwezig zonder afspraken

Alleen de soort, in grijze letters.

Afspraak op een vrije dag

Iets gepland op een dag zonder werktijd, zoals 3 uur gepland met op een vrije dag.

Vrije dag

Een leeg grijs vakje. Een dag op een andere locatie is ook grijs.

Bij vier weken staat bij een afwezige medewerker met afspraken afwezig, afspraken open. Is iemand drie of meer dagen in een week afwezig, dan zie je de soort. Ziek gaat daarbij voor.

De soort zie je als je rol de soort afwezigheid mag zien. Anders staat er Afwezig. Rood is te veel gepland, afwezig met afspraken of onderbezet. De rest is oranje.

#Het paneel van een medewerker

Klik op een vakje van een medewerker. Het paneel toont de naam, de dag en de locatie. Bovenaan zegt Emmie wat er speelt:

• In orde: Het rooster is goed gevuld.
• Uren vrij: Ruimte voor extra afspraken of een nieuwe cliënt.
• Meer gepland dan het rooster: Verplaats een afspraak naar een collega met ruimte, of pas het rooster aan.
• Afwezig met afspraken: Draag elke afspraak over aan een collega met ruimte, of meld hem af met een reden.
• Gepland op een vrije dag: Klopt dit? Dan telt het als extra uren.

Daaronder staan bij een dag de afspraken met hun tijd en soort, zoals Begeleiding · ambulant of Dagdeel · dagbesteding. Bij een week staat hoeveel er van het rooster gepland is.

Afspraken overdragen of afmelden

Is een dag te vol, of is de medewerker afwezig met afspraken? Dan kies je bij elke afspraak begeleiding:

• Overdragen aan: een collega neemt de afspraak die week over.
• Afmelden met reden: Emmie registreert de afspraak als afwezig, met de reden die je kiest.

Je keuze gaat meteen door. Je ziet Overgedragen aan de gekozen collega of Afgemeld met de gekozen reden. Dezelfde regels en rechten gelden als bij afwezigheid melden.

Onder Collega's met ruimte op deze dag zie je wie die dag nog uren vrij heeft. Klik op een naam om naar het rooster van die collega te gaan.

Met de knop onderaan, zoals Agenda van Ruben openen, ga je naar het tabblad Rooster van de medewerker.

#Ruimtes per dagdeel

Onder de medewerkers staan de ruimtes van de dagbesteding, met een rij per ruimte en dagdeel. Bijvoorbeeld Atelier · ochtend. Een ruimte heeft een rij als ze begeleiders nodig heeft of als er iemand staat.

• Bij een dag zie je 2 van 3 begeleiders, met 1 te weinig of 1 te veel.
• Zonder minimum zie je hoeveel begeleiders er staan.
• Bij een week zie je Elke dag rond of Niet elke dag rond, met het aantal dagen te weinig.
• Een gesloten dag is een leeg grijs vakje.

Een begeleider die in dat dagdeel afwezig is, telt niet mee. Dat geldt voor elke soort afwezigheid.

Onder de naam van de ruimte zet je met − en + hoeveel begeleiders nodig zijn. Dat kan van 0 tot 12. Bij 0 is er geen minimum. Dat kan alleen als je rol ruimtes mag bewerken.

Hetzelfde getal staat onder Instellingen → Ruimtes, in de kolom Begeleiders nodig. Zie locaties en ruimtes.

Het paneel van een ruimte

Klik op een vakje van een ruimte. Bovenaan zegt Emmie of er te weinig of te veel begeleiders zijn, of Bezetting rond. In het blok Begeleiders nodig pas je het minimum aan voor elke dag in dit dagdeel.

Bij een dag zie je ook:

• Ingepland: wie er staat, met de tijden van het dagdeel.
• Plek volgt op de dag: wie op deze locatie staat, maar nog in geen ruimte. Die telt hier nog niet mee.
• Wie kan er bij?: alleen bij een tekort. Hooguit vier collega’s van deze locatie die die dag minder dan 60% gepland zijn en hier nog niet staan.

Met Dagbesteding-rooster openen ga je naar het planbord. Overdragen kan vanuit een ruimte niet.

#Als zzp’er

Werk je alleen, dan gaat het overzicht over jouw eigen week. Bovenaan staat Je eigen week: waar is ruimte, waar zit het te vol.

Bij Ingeroosterd staat jouw beschikbare uren. De kaarten heten bijvoorbeeld Op 2 dagen te veel gepland en Ruimte voor een nieuwe cliënt. Zoeken en sorteren zie je dan niet.

#Als het overzicht niet laadt

• De locaties konden niet worden geladen. Klik op Opnieuw proberen.
• Deze locatie kon niet worden geladen. Probeer het later opnieuw. Kies een andere week of weergave, of sluit en open het blok van de locatie.