Declareren bij meerdere gemeenten: waarom elke gemeente anders werkt

#Wat overal hetzelfde is

Zorg onder de Wmo en de Jeugdwet declareer je met de berichten van iWmo en iJw. Die standaard geldt voor elke gemeente. Versie 3.2 is sinds 3 april 2023 in gebruik.

• De gemeente wijst zorg toe met een 301-bericht. Vraag je zelf zorg aan, dan stuur je een 315-bericht.
• Begint de zorg, dan stuur je binnen vijf werkdagen een startbericht (305). Stopt de zorg, dan stuur je binnen vijf werkdagen een stopbericht (307).
• Je declareert per kalendermaand met een 323-bericht. De gemeente antwoordt binnen tien werkdagen met een 325-bericht.

Het Standaard Administratieprotocol voegt daar afspraken aan toe. Je declareert uiterlijk op de laatste dag van de maand na de maand waarin je de zorg leverde. De gemeente keurt elke regel helemaal goed of helemaal af, en betaalt binnen dertig dagen.

Het protocol is het uitgangspunt voor de contracten. Kijk daarom in je eigen contract welke termijnen voor jou gelden.

#Wat elke gemeente zelf kiest

De gemeente kiest per product hoe ze betaalt. Dat heet de uitvoeringsvariant, en die staat in je contract. Er zijn er drie:

• Inspanningsgericht: je krijgt betaald per eenheid, bijvoorbeeld vijf dagdelen per week. Je declareert in dezelfde eenheid als de toewijzing.
• Outputgericht: je krijgt een prijs per stuk of een vast bedrag, bijvoorbeeld per maand of als een traject klaar is.
• Taakgericht: de gemeente betaalt een vast bedrag voor een groep inwoners. Er is dan geen toewijzing per cliënt en geen 323-bericht.

Volgens de Monitor gemeentelijke zorginkoop 2026 is inspanningsgericht betalen “populairder dan ooit”. De kans is dus groot dat je per dagdeel, uur of minuut declareert.

#Dezelfde code, een ander product

De productcategorieën zijn landelijk: dagbesteding is overal categorie 07. Maar een gemeente mag eigen productcodes maken. Daardoor kan één code in twee gemeenten iets anders betekenen.

• In Amersfoort is 07A12 in 2026 een dagactiviteit voor ouderen, voor € 39,57 per dagdeel van vier uur.
• In Deventer is 07A12 in 2026 ondersteuning bij activiteiten overdag, voor € 14,40 per uur.

Werk je voor beide gemeenten, dan heb je onder dezelfde code twee tarieven en twee eenheden. Ook binnen één gemeente verschilt het: Amersfoort betaalt ambulante begeleiding als vast bedrag en per minuut.

#Gemeenten kijken mee naar wat je levert

Midden-Groningen controleert dagbesteding per dagdeel. In een steekproef uit 2022 haalde geen enkele aanbieder de norm van vier uur per dagdeel. De gemeente stelde de norm bij naar drie tot vier uur.

In 2025 klopten bij vier van de vijf onderzoeken de gedeclareerde uren niet met de geleverde uren. De toezichthouder adviseert daarom dat elke declaratie “navolgbaar en onderbouwd” is.

#Zo voorkom je afgekeurde declaraties

1. Leg per gemeente vast welke productcode, eenheid en welk tarief bij elk product horen. Neem ze over uit de tarievenlijst van die gemeente.
2. Declareer in dezelfde eenheid als de toewijzing. Staan er dagdelen in de toewijzing, declareer dan dagdelen.
3. Stuur de start- en stopberichten binnen vijf werkdagen.
4. Registreer elke dag wat je levert, met de tijden erbij. Dan kun je laten zien waarvoor je declareert.
5. Declareer elke maand, en lees het 325-antwoord. Een afgekeurde regel verbeter je en dien je in een latere declaratie opnieuw in.

#Wat Emmie voor je doet

In Emmie leg je per gemeente een contract vast, met de producten en tarieven eronder. Op Zorgproductie kies je een maand. Emmie zet dan per zorgwet, gemeente en maand een 323-bericht klaar.

Dat bestand download je, en je uploadt het zelf in het portaal van VECOZO. Emmie heeft nog geen koppeling met VECOZO. Hoe het werkt, lees je bij Declareren bij de gemeente.