Na een succesvolle intake kun je een geïnteresseerde in Emmie omzetten naar een cliënt. Zo start je het traject netjes met de juiste gegevens, rollen en (optioneel) financiering — zonder dubbel werk of losse lijstjes.
Stappen
- Open Cliënten en selecteer de geïnteresseerde —
Ga naar Cliënten en klik op de juiste persoon om het dossier te openen. - Controleer op dubbelen (optioneel) —
Zoek in Cliënten (naam/geboortedatum) of er al een dossier bestaat.
Bestaat het al? Werk dat dossier bij in plaats van een nieuwe cliënt te maken. - Voeg ontbrekende Gegevens in —
Klik op het tabblad Overzicht en voeg de ontbrekende gegevens in (Algemeen, Contactgegevens) - Maak het Kennismakingsgesprek volledig (optioneel) —
Vul ontbrekende velden aan (contactgegevens, hulpvraag, notities) en voeg relevante documenten toe aan het dossier (verwijzing, toestemming). - Wijzig status van ‘Geïnteresseerd’ naar ‘Actief’ —
Klik op het tabblad Casemanagement en wijzig de status van ‘Geïnteresseerd’ naar ‘Actief’.
💡 Wanneer de status wijzigt naar ‘Actief’ moet ook een ‘Datum in zorg’ worden ingevoerd. - Voeg Begeleiders toe (Optioneel) —
Kies op het tabblad Casemanagement één of meerdere types én begeleiders om te koppelen. - Voeg een Traject toe —
Kies op het tabblad Casemanagement een Traject of voeg een nieuwe toe. - Administratie klaarzetten (optioneel) —
Op het tabblad Administratie kun je nu of later een financiering koppelen en — afhankelijk van je proces — contract/producten regelen. - Opslaan en controleren —
Sla de wijzigingen op.
⚠️ Let goed op dat alle wijzigingen zijn opgeslagen. - Voeg de cliënt toe aan de planning —
Zet direct een afspraak in de ambulante planning of voeg de cliënt toe in de planning voor begeleiding; zo blijft het proces in beweging.
Voorbeelden
- Direct starten: intake afgerond → omzetten status met startdatum vandaag → begeleider koppelen → eerste afspraak plannen.
- Start volgende maand: intake OK → omzetten status met startdatum 1e van volgende maand → plan een optie in de planning
- Minderjarige: omzetten status→ ouder/voogd als netwerkcontact vastleggen → toestemming noteren → eerste afspraak plannen.
Veelgemaakte fouten
- Dubbelen aanmaken: zoek eerst in Cliënten; werk bestaande dossiers bij in plaats van een nieuwe aan te maken.
- Startdatum vergeten: zonder correcte startdatum kloppen planning en (later) declaraties niet.
- Geen trajecttype/zorgwet: laat de basis niet leeg; anders stokt de administratieve afhandeling.
- Financiering overslaan: kan later, maar zonder financiering zijn registraties niet declarabel.
- Onvolledige toestemming: leg vast hoe gegevens zijn verkregen en welke toestemming is gegeven (AVG).