Een goede intake begint met duidelijkheid: wie spreek je, wanneer en wat wil je weten? In Emmie plan je de intake snel in en verzamel je de belangrijkste gegevens op één plek, zodat jij je kunt richten op het gesprek en niet op het systeem.
⚠️ Deze optie is alleen beschikbaar als de module Instroom actief is.
Stappen
- Open Instroom —
Ga in het hoofdmenu naar Instroom en selecteer de juiste geïnteresseerde.
Staat de persoon er nog niet in? Gebruik dan de optie ‘+ Cliënt toevoegen’ - Plan een Kennismakingsgesprek
Kies Kennismakingsgesprek inplannen, selecteer datum/tijd en hoe lang het gesprek duurt (Standaard 45 minuten)
Selecteer een begeleider die aanwezig is. - Bevestig en nodig uit —
Verstuur een afspraakbevestiging of pas de e-mail aan met bijzonderheden zoals tolk, ondersteuning of aanwezigheid van ouder/voogd.Wat hieronder staat is dubbel en overkill voor een Intake - Leg contact- en basisgegevens vast —
Controleer naam, geboortedatum, telefoonnr., e-mail en adres. Vul ontbrekende velden aan en koppel een contactpersoon of verwijzer. - Noteer hulpvraag en context —
Schrijf kort wat er speelt, verwachtingen, doelen en relevante achtergrond. Gebruik duidelijke, mensgerichte taal. - Regel toestemming & privacy —
Leg vast hoe je de gegevens hebt ontvangen, welke toestemming is gegeven (bijv. gegevensdeling) en voeg eventueel een document of akkoord toe. - Upload documenten (optioneel) —
Voeg verwijzing(en), eerdere rapportages of formulieren toe zodat alles in het dossier terug te vinden is. - Zet opvolgacties klaar —
Maak een taak of herinnering (bijv. “document X opvragen”, “kennismaking ouder”), en wijs deze toe aan een collega of team. - Bewaar en volg status —
Opslaan en werk de instroomstatus bij (bijv. “Intake gepland”). Na het gesprek kun je de geïnteresseerde
omzetten naar cliënt.
Voorbeelden
- Aanmelding via een interesseformulier: plan een gesprek → noteer hulpvraag → voeg een begeleider toe → bevestig per e-mail
- Telefonische intake: plan een belafspraak → bevestig per e-mail → noteer hulpvraag en afspraken
- Intake op locatie: plan een gesprek op locatie → voeg contactpersoon (ouder/voogd) toe → bevestig afspraak.
- Video-intake: voeg de videolink toe in de afspraak → deel instructie met cliënt → check vooraf contactgegevens en toestemming.
Veelgemaakte fouten
- Geen contactgegevens: zonder telefoon/e-mail is opvolging lastig; vraag en leg altijd minimaal één kanaal vast.
- Intake wel gepland, geen bevestiging: verstuur altijd een afspraakbevestiging en noteer bijzonderheden.
- Onvolledige toestemming: leg vast welke toestemming is gegeven en voeg bewijs toe waar nodig (AVG).
- Documenten verspreid: upload verwijzingen en notities direct bij de geïnteresseerde; zo blijft alles vindbaar.
- Geen opvolgactie: zet taken of herinneringen klaar, anders raakt het vervolg uit beeld.