Doc Summary
Planning & Aanwezigheid — In dit hoofdstuk lees je hoe je cliënten soepel indeelt in dagdelen, ruimtes en plekken, en hoe je de aanwezigheid bijhoudt zonder gedoe.
Met de dagbestedingsplanning zie je in één oogopslag wie waar zit en wanneer. Je plant cliënten in op een dagdeel, ruimte en plek, en houdt het overzicht voor je team — simpel, duidelijk en mensgericht.
Stappen
- Open de planning dagbestedings — Ga naar Planning > Dagbesteding en kies de gewenste dag of week. Gebruik filters (locatie/ruimte) voor een rustig beeld.
- Kies ruimte en dagdeel — Selecteer de ruimte en het dagdeel (bijv. ochtend/middag) waarin je wilt plannen. Je ziet de beschikbare plekken.
- Plan een cliënt in — Klik op
en zoek de cliënt op naam. Bevestig om de cliënt aan dit dagdeel/plek te koppelen.
In de planning is dat als volgt zichtbaar:
Als de status van een cliënt ‘geïnteresseerd’ is maar wel in de planning staat dan is dat als volgt zichtbaar:
- Controleer op conflicten — Staat de cliënt al ingepland op hetzelfde dagdeel in een andere ruimte/plek, dan krijg je een waarschuwing. Bij een wissel bevestig je dat de plek van de cliënt wordt aangepast.
De dossiercheck controleert of er voldoende saldo is in de financiering.
- Blokkeer een werkplek — Wanneer je een werkplek wilt ‘blokkeren’ dan kan dat. Geef een reden op en de plek is niet meer beschikbaar.
In de planning is dat als volgt zichtbaar:
- Reserveer een werkplek (‘in optie’) — Als je een werkplek wilt reserveren heb je hiervoor ook een optie.
In de planning is dat als volgt zichtbaar:
- Herhalen of kopiëren (indien beschikbaar) — Gebruik herhalen/kopiëren om dezelfde indeling naar volgende dagen/weken over te nemen. Controleer na kopiëren altijd de capaciteit.
- Opslaan en controleren — Klik op Opslaan en check of het dagdeel nu compleet is. Pas zo nodig plekken of ruimte-indeling aan.
- Aanwezigheid registreren — Op de dag zelf leg je aanwezigheid vast via Aanwezigheid; eventuele afwezigheid of wijzigingen kun je daar direct corrigeren.
Voorbeelden
- Wekelijkse vaste plek: plan cliënt op woensdagmiddag in Ruimte B, Plek 3 → kopieer naar de komende 4 weken → controleer capaciteit.
- Wissel van plek: cliënt stond al op woensdagmiddag in Ruimte A → je verplaatst naar Ruimte B → bevestig de waarschuwing dat de plek wordt aangepast.
- Tijdelijke overboeking: ruimte zit vol → verplaats één cliënt naar een andere plek/ruimte → noteer kort waarom, zodat het team op de hoogte is.
Veelgemaakte fouten
- Dubbel inplannen op hetzelfde dagdeel: let op de waarschuwing en kies wisselen in plaats van een tweede plek toe te voegen.
- Verkeerde ruimte/dagdeel: controleer je filters en de datum bovenin; een verkeerd bereik geeft snel verwarring.
- Capaciteit negeren: als een ruimte vol is, kies een andere plek of pas de indeling aan; anders klopt je aanwezigheid niet.
- Niet opslaan: je wijzigingen tellen pas na Opslaan; kijk of de planning zichtbaar is voor je team.
- Vergeten aanwezigheid vast te leggen: registreer op de dag zelf; anders ontstaat ruis in rapportages en (later) declaraties.