Doc Summary
Nieuwe aanmelding binnen? Mooi. In Emmie worden leg je een geïnteresseerde snel en netjes vast, zodat je collega’s weten wie contact opneemt, wat de hulpvraag is en wat de volgende stap wordt. We houden het simpel en mensgericht, zodat jij vooral bezig bent met het gesprek – niet met het systeem.
⚠️ Deze optie is alleen beschikbaar als de module Instroom actief is.
Stappen
- Open Instroom — Ga in het hoofdmenu naar Instroom.
- Leg de hulpvraag vast — Schrijf bij de opmerking kort wat er speelt; zo kan je team meteen meelezen.
- Vul de basisgegevens in — Zoom in op de cliënt en voeg een adres, (optioneel) geboortedatum en contactgegevens (telefoon/e-mail) toe.
- Voeg relaties toe (optioneel) — Koppel een verwijzer of contactpersoon (ouder/voogd/partner) als dit van toepassing is.
- Regel privacy en toestemming (optioneel) — Noteer hoe je de gegevens hebt ontvangen en welke toestemming er is gegeven.
- Upload documenten (optioneel) — Voeg relevante stukken toe (bijv. verwijzing of notities) zodat alles bij elkaar staat.
- Koppel een begeleider of team (optioneel) — Als je al weet wie het intakegesprek voert, koppel die collega vast; anders laat je dit leeg.
- Upload documenten (optioneel) — Voeg relevante stukken toe (bijv. verwijzing of notities) zodat alles bij elkaar staat.
- Plan een kennismakingsgesprek — Zet direct een intake in de agenda of maak een taak aan voor opvolging, zodat niemand het vergeet.
💡 Optioneel kan je een e-mail naar de geselecteerde medewerker te sturen of de de inhoud van het bericht aanpassen.
Voorbeelden
- Aanmelding via jouw website: Neem contact op met de cliënt → noteer een opmerking → plant een kennismakingsgesprek voor volgende week.
- Telefonische aanmelding: je noteert direct naam, telefoon en een korte beschrijving → plant een intake voor volgende week → koppelt de begeleider die belt terug.
- Verwijzing via gemeente: je voegt de geïnteresseerde toe met contactgegevens van de verwijzer → uploadt het document → zet een intakeafspraak klaar.
- Doorverwijzing vanuit school/huisarts: je maakt de geïnteresseerde aan → koppelt de contactpersoon (ouder/voogd) → plan kennismaking → voeg notulen later toe.
Veelgemaakte fouten
- Dubbele aanmelding: zoek eerst op naam/telefoon voordat je iemand toevoegt; zo voorkom je dubbelen.
💡 Bij het invoeren van nieuwe cliënten of personen controleert Emmie of ze niet al bekend zijn. - Geen contactgegevens: zonder telefoon of e-mail is opvolging lastig; vraag dit altijd uit en leg het vast.
- Intake niet gepland: Maak direct een afspraak voor een Kennismakingsgesprek.
⚠️ De cliënt blijft zichtbaar in de lijst Instroom zolang de status van de cliënt ‘Geïnteresseerd’ is. - Onvolledige toestemming: noteer hoe gegevens zijn ontvangen en voeg bewijs of akkoord toe als dat nodig is.