Algemene Voorwaarden Emmie   

 

Welkom bij Emmie, een online SaaS-platform dat zorgorganisaties ondersteunt bij efficiënt cliënt- en zorgbeheer. In deze voorwaarden leggen we duidelijk vast wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten. Door gebruik te maken van Emmie en (bij het aanmaken van een account) de checkbox voor akkoord aan te vinken, verklaar je deze algemene voorwaarden te hebben gelezen en ermee in te stemmen. 

 

Artikel 1 – Definities 

 

Emmie 

Het online dienst (SaaS-)platform dat door of namens Emmie B.V. wordt aangeboden aan zorgorganisaties voor efficiënt cliënt- en zorgbeheer. Waar in deze voorwaarden “Emmie” staat, wordt tevens Emmie B.V. bedoeld. 

 

Klant 

De zorgorganisatie of entiteit die een overeenkomst met Emmie heeft gesloten of op elektronische wijze accepteert, voor het gebruik van het platform Emmie. 

 

Gebruiker 

Iedere natuurlijke persoon die door de Klant is geautoriseerd om gebruik te maken van Emmie (bijv. medewerkers, ingehuurde krachten). 

 

Overeenkomst 

De (elektronische) overeenkomst tussen Emmie en Klant waarin het gebruik van Emmie wordt geregeld, inclusief alle bijbehorende documentatie, afspraken en voorwaarden. 

 

AVG 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679, van toepassing op de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. 

 

Partijen 

Emmie en Klant gezamenlijk. 

 

Artikel 2 – Toepasselijkheid 

 

2.1 Algemene toepasselijkheid 

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere Overeenkomst tussen Emmie en Klant en op elk gebruik van het platform door of namens de Klant.

 

2.2 Aanvaarding via checkbox 

Door het aanmaken van een account en het aanvinken van de checkbox om deze voorwaarden te accepteren, verklaart de Klant deze voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en ermee in te stemmen. 

 

2.3 Afwijkingen 

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen indien deze schriftelijk door beide Partijen zijn overeengekomen. 

 

2.4 Uitsluiting inkoopvoorwaarden

Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. 

 

Artikel 3 – Account en Toegang 

 

3.1 Accountaanvraag 

• • Bij het aanmaken van een account dient de Klant correcte, actuele en volledige gegevens over de organisatie, Gebruikers en eventuele andere relevante entiteiten te verstrekken.
  • Wijzigingen in deze gegevens geeft de Klant direct door aan Emmie. 

 

3.2 Persoonlijke toegang 

• • Toegang tot Emmie is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. 
  • De Klant is volledig verantwoordelijk voor het beheer en gebruik van de inloggegevens van de Gebruikers. 
  • De Klant stelt Emmie direct op de hoogte van (vermoedens van) misbruik of onbevoegd gebruik van inloggegevens. 

 

3.3 Verantwoordelijkheid Klant 

• • Activiteiten in Emmie die plaatsvinden via inloggegevens van Klant of haar Gebruikers worden toegerekend aan de Klant. 
  • Eventueel misbruik of schade door onoordeelkundig gebruik van inloggegevens komt voor rekening van de Klant.

 

Artikel 4 – Gebruik van Emmie 

 

4.1 Gebruiksrecht 

Emmie verleent de Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepelijk recht om het platform te gebruiken voor interne bedrijfsdoeleinden binnen de zorgorganisatie. 

 

4.2 Toegestaan gebruik 

• • Gebruikers mogen Emmie uitsluitend inzetten voor het beheer en verwerken van cliënt- en zorggegevens en andere bedrijfsprocessen die direct verband houden met de zorgorganisatie.

• • De Klant is verplicht Emmie te gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de AVG en zorgspecifieke wetgeving. 

 

4.3 Eigen verantwoordelijkheid 

• • De Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle data die in Emmie wordt ingevoerd of verwerkt. 
  • Emmie is niet verantwoordelijk voor (medische) beslissingen of conclusies die op basis van de in het platform opgeslagen of verwerkte gegevens worden genomen. 

 

Artikel 5 – Fair Use en Misbruik 

 

5.1 Fair use 

Emmie hanteert een fair use-beleid. De Klant zal het platform en alle bijbehorende functionaliteiten redelijk inzetten, conform normaal zakelijk gebruik. 

 

5.2 Verboden handelingen 

Het is onder meer verboden om Emmie te gebruiken voor: 

• • Illegale activiteiten (spam, bedreiging, discriminatie, fraude, witwaspraktijken, schending van intellectuele eigendomsrechten); 
  • Het opslaan, verspreiden of publiceren van onrechtmatige of lasterlijke materialen;
  • Het manipuleren of hacken van Emmie of het (trachten te) omzeilen van beveiligingsmaatregelen;
  • Het versturen van berichten die in strijd zijn met toepasselijke wet- en regelgeving.

 

5.3 Handhaving 

Bij (vermoedelijk) misbruik of overtreding van deze voorwaarden is Emmie gerechtigd de toegang van de Klant te beperken, te blokkeren of de Overeenkomst per direct te beëindigen. Eventuele schade kan op de Klant worden verhaald. 

 

Artikel 6 – Beveiliging en Privacy 

 

6.1 Technische en organisatorische maatregelen 

• • Emmie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om (persoons)gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of onrechtmatige toegang, conform AVG-normen.

• • Voorbeelden hiervan zijn versleutelde verbindingen, beveiligde opslag en procedures voor toegangsbeheer. 

 

6.2 Verantwoordelijkheid Klant 

• • De Klant blijft eigenaar van alle data die via Emmie wordt verwerkt en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en voor het naleven van wettelijke verplichtingen rondom privacy (AVG), patiëntgegevens en andere relevante wetgeving. 
  • De Klant garandeert dat de verwerkte data rechtmatig is verkregen en rechtmatig in Emmie wordt ingevoerd. 

 

6.3 Verwerkersovereenkomst 

• • De Klant is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; Emmie fungeert als verwerker, tenzij anders is bepaald. 
  • Voor zover geen aparte verwerkersovereenkomst is gesloten, vormen deze voorwaarden tezamen met de Overeenkomst de verwerkersovereenkomst. Emmie verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

 

6.4 Datalekken 

• • Bij (vermoeden van) datalek of beveiligingsincident meldt Emmie dit zo spoedig mogelijk aan de Klant, zodat de Klant kan beoordelen of melding bij de toezichthouder en/of betrokkenen nodig is. 
  • De Klant meldt een (vermoeden van) beveiligingsinbreuk of incident direct bij Emmie.

 

Artikel 7 – Beschikbaarheid en Onderhoud 

 

7.1 Beschikbaarheid 

• • Emmie streeft naar een hoge mate van beschikbaarheid (bijv. 99,5% op jaarbasis), maar kan niet garanderen dat het platform te allen tijde volledig storingsvrij is. 
  • Emmie verhelpt storingen zo snel mogelijk, maar kan geen absolute oplostijd garanderen. 

 

7.2 Onderhoud 

• • Gepland onderhoud wordt vooraf gecommuniceerd, zoveel mogelijk buiten kantooruren. ● Emmie behoudt zich het recht voor onderdelen van het platform te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen voor optimalisatie. 

 

7.3 Functionaliteitswijzigingen 

Emmie kan functionaliteiten of integraties aanpassen of uitfaseren. De Klant heeft geen recht op enige vergoeding als bepaalde functionaliteiten niet langer beschikbaar zijn. 

 

Artikel 8 – Support en Serviceniveau 

 

8.1 Supportkanalen 

• • Emmie biedt een online kennisbank (FAQ) en e-mailsupport voor functionele vragen.
  • Nadere supportafspraken (bijv. responstijden) kunnen in een aparte SLA worden vastgelegd. 

 

8.2 Reactietijd 

• • Emmie probeert kritieke storingen tijdens kantooruren binnen vier (4) werkuren op te pakken.
  • Niet-kritieke vragen en meldingen worden zo snel mogelijk in behandeling genomen. 

 

Artikel 9 – Betaling en Tarieven 

 

9.1 Tarieven 

• • De Klant betaalt de tarieven zoals vermeld op de website van Emmie. 
  • Emmie kan tarieven wijzigen met minimaal één (1) maand vooraankondiging. Bij bezwaar kan de Klant opzeggen. 

 

9.2 Facturering en betaaltermijn 

• • Facturering vindt plaats volgens de afgesproken termijnen. 
  • De betaaltermijn is veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
    

 

9.3 Wanbetaling 

• • Bij niet tijdige betaling kan Emmie wettelijke rente en incassokosten rekenen. 
  • Emmie kan de toegang tot het platform opschorten of beëindigen als de Klant zijn betaalverplichtingen niet nakomt. 

 

Artikel 10 – Duur, Wijziging en Beëindiging 

 

10.1 Looptijd 

• • De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.
  • De Overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd, tenzij schriftelijk opgezegd met één (1) maand opzegtermijn. 

 

10.2 Wijziging voorwaarden 

• • Emmie kan deze voorwaarden wijzigen met een aankondigingstermijn van minimaal één (1) maand. 
  • Bij wezenlijke wijzigingen kan de Klant kosteloos opzeggen. 

 

10.3 Opzegging en gevolgen 

• • De Klant kan de Overeenkomst opzeggen via een schriftelijke of elektronisch vastgelegde melding, met inachtneming van de opzegtermijn. 
  • Emmie kan de Overeenkomst opzeggen of ontbinden bij herhaaldelijke schendingen van deze voorwaarden, insolventie, of onwenselijk gebruik van de dienst. 
  • Bij beëindiging biedt Emmie dertig (30) dagen de mogelijkheid voor data-export. Daarna kan Emmie de data verwijderen. 

 

Artikel 11 – Aansprakelijkheid 

 

11.1 Beperkte aansprakelijkheid 

• • De totale aansprakelijkheid van Emmie voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Emmie heeft betaald. 
  • Emmie is niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, etc.). 

 

11.2 Uitsluiting van aansprakelijkheid 

• • Emmie is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onjuiste of onvolledige data-invoer, noch voor conclusies die de Klant trekt op basis van de in Emmie verwerkte informatie.
  • De Klant dient alle rapportages en overzichten zelf te controleren of desgewenst deskundig advies in te winnen. 

 

11.3 Vrijwaring 

De Klant vrijwaart Emmie voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatig gebruik van Emmie of het niet naleven van deze voorwaarden of wettelijke verplichtingen. 

 

Artikel 12 – Intellectuele Eigendom 

 

12.1 Eigendom Emmie 

• • Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot Emmie (software, documentatie, designs, logo’s, namen) blijven bij Emmie of haar licentiegevers. 
  • Niets in deze Overeenkomst beoogt overdracht van dergelijke rechten. 

 

12.2 Verboden handelingen 

• • De Klant krijgt geen toegang tot de broncode en zal niet proberen de software te reverse-engineeren of nabouwen. 
  • De Klant zal de intellectuele eigendomsrechten van Emmie niet schenden. 

 

Artikel 13 – Incidenten en Meldplicht 

 

13.1 Meldplicht Klant 

• • De Klant meldt elk incident dat de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid of integriteit van data kan aantasten, direct aan Emmie. 
  • Ook beveiligingsincidenten en (vermoeden van) fraude of misbruik vallen hieronder. 

 

13.2 Maatregelen Emmie 

• • Emmie kan bij (vermoeden van) ernstig misbruik, beveiligingsincidenten of fraude de toegang (tijdelijk) blokkeren of andere maatregelen nemen. 
  • Emmie communiceert deze maatregelen zo snel mogelijk naar de Klant. 

 

Artikel 14 – Overmacht 

 

14.1 Geen aansprakelijkheid bij overmacht 

Emmie is niet aansprakelijk als zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht (storingen in telecommunicatie, internet, stroom, cyberaanvallen, etc.).

 

14.2 Duur van overmacht 

Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan kunnen beide Partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder recht op schadevergoeding. 

 

Artikel 15 – Geschillen en Toepasselijk Recht 

 

15.1 Nederlands recht 

Op deze Overeenkomst en alle geschillen die daaruit voortvloeien of daarmee samenhangen, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. 

 

15.2 Bevoegde rechter 

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het arrondissement waar Emmie statutair gevestigd is, tenzij dwingend recht anders voorschrijft. 

 

Artikel 16 – Slotbepalingen 

 

16.1 Volledige Overeenkomst 

Deze algemene voorwaarden en de Overeenkomst vormen samen de volledige afspraken tussen Partijen over het gebruik van Emmie. Ze vervangen alle eerdere mondelinge en schriftelijke afspraken. 

 

16.2 Nietigheid 

Als een bepaling uit deze voorwaarden nietig of onverbindend is, blijven de overige bepalingen onverminderd geldig. Partijen zullen een vervangende bepaling overeenkomen die de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert. 

 

16.3 Geen overdracht 

De Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst niet aan derden overdragen zonder schriftelijke toestemming van Emmie. 

 

16.4 Vragen 

Voor vragen of opmerkingen over deze algemene voorwaarden kan de Klant contact opnemen met Emmie via de contactgegevens zoals vermeld in de Overeenkomst of op de website. 

 

Versie: 2025.03